Bài viết này tập trung hướng dẫn sử dụng phần mềm chấm công Paradise HR phiên bản áp dụng cho web. Để xem hướng dẫn đầy đủ các tính của phần mềm Paradise HR. Bạn truy cập vào link:
Hướng dẫn sử dụng phần mềm Paradise HR
Giao diện tổng quan của phần mềm chấm công Paradise HR phiên bản web
Quản trị nhân sự
Thông tin công ty
Thông tin công ty là nơi thiết lập các thông tin liên quan đến công ty bạn trên phần mềm, ví dụ : tên công ty, địa chỉ, số điện thoại,
có sử dụng máy chấm công cho phần mềm hay không, kì chấm công – tính lương,..
Hướng dẫn thiết lập thông tin công ty
Nhập hồ sơ nhân viên
Để nhập hồ sơ nhân viên trên phần mềm, bạn vào Trang chủ => Hồ sơ nhân viên.
Bạn mở menu Hồ sơ nhân viên lên, sau đó nhấn nút “Thêm mới” và điền đầy đủ thông tin xong nhấn nút “Lưu” để thêm 1 nhân viên mới trực tiếp từ phần mềm.
Lưu ý : khi điền thông tin những dòng nào có đánh dấu (*) là bắt buộc bạn phải nhập vào, mã chấm công và mã thẻ từ sẽ bắt đầu từ 1
Hoặc bạn cũng có thể xuất file import excel mẫu ra, điền đầy đủ thông tin trong file mẫu sau đó import ngược file vào phần mềm.
File mẫu import
Thiết lập nhân viên nghỉ việc
Trong quá trình làm việc, nếu nhân viên đã nghỉ việc và bạn muốn chuyển hồ sơ nhân viên đó sang nghỉ việc thì bạn vào menu Quản trị nhân sự => Hồ sơ nhân viên. Sau khi mở menu Hồ sơ nhân viên lên, bạn chọn nhân viên mà bạn muốn cho nghỉ việc ở cột mã nhân viên, sau đó bạn chuyển trạng thái cho nhân viên từ “Làm việc bình thường” sang “Đã nghỉ việc” và chọn lại ngày thay đổi là “ngày nghỉ việc” rồi bấm nút “Lưu” là được.
Danh sách nhân viên
Theo dõi danh sách toàn bộ nhân viên trong công ty được sắp xếp theo dạng lưới, dùng để sửa nhanh thông tin và trích xuất dữ liệu ra file excel. Với phần Hồ Sơ Nhân Viên phía trên được hiển thị theo dạng chi tiết mỗi lần xem là dữ liệu đầy đủ của 1 người, còn ở phần Danh sách nhân viên là tổng hợp toàn bộ thông tin và hiển thị tất cả theo dạng lưới chi tiết, chúng ta có thể xuất ra file excel để làm các báo cáo liên quan.
Xóa hồ sơ nhân viên
Sau khi chúng ta nhập hồ sơ nhân viên vào phần mềm không thể tránh khỏi sai sót trong khi nhập, có thể là nhập sai mã số nhân viên, nhập nhầm mã số của người này sang người kia, với những hồ sơ mới nhập vào phần mềm thì ta có thể dùng cách Xóa hồ sơ nhân viên để xóa toàn bộ thông tin của nhân viên trên phần mềm, sau đó chúng ta nhập lại hồ sơ đúng.
Để xóa hồ sơ nhân viên bị nhập sai trên phần mềm Paradise thì bạn mở phần mềm lên, sau đó vào phần Trang chủ => Xóa hồ sơ nhân viên.
Bạn mở menu Xóa hồ sơ nhân viên lên, trong menu này sẽ có 2 case cho bạn lựa chọn :
- Xóa toàn bộ hồ sơ nhân viên
- Xóa hồ sơ nhân viên theo mã nhân viên
Xóa toàn bộ hồ sơ nhân viên
Để xóa toàn bộ hồ sơ nhân viên trên phần mềm bạn chọn toàn bộ nhân viên muốn xóa trên cây danh sách nhân viên, click vào “Xóa những nhân viên được chọn trên cây“, nhập “ok” và nhấn nút “Xóa hồ sơ nhân viên” để xóa.
Xóa hồ sơ nhân viên theo mã nhân viên
Để xóa hồ sơ nhân viên theo mã nhân viên thì bạn nhập mã nhân viên muốn xóa vào ô “mã nhân viên”, nhập “ok” và nhấn nút “Xóa hồ sơ nhân viên” để xóa.
Đỗi mã nhân viên
Bạn vào Trang chủ – Đổi mã nhân viên để mở menu này lên
Bạn nhấn vào để mở menu lên, sau khi mở menu lên bạn nhập mã nhân viên (mã nhân viên hiện tại trên phần mềm), mã nhân viên mới (mã nhân viên bạn muốn đổi) sau đó nhập “ok” và nhấn vào nút Đổi mã để đổi. Lưu ý : Mã nhân viên mới đổi là mã chưa tồn tại trên phần mềm.
Thiết lập văn phòng
Bạn mở Trang chủ – Thiết lập văn phòng lên để thêm một văn phòng mới hoặc chỉnh sửa văn phòng đã có.
Thiết lập phòng ban
Bạn mở Trang chủ – Thiết lập phòng ban lên để thêm một phòng ban mới hoặc chỉnh sửa phòng ban đã có.
Thiết lập bộ phận
Bạn mở Trang chủ – Thiết lập bộ phận lên để thêm một bộ phận mới hoặc chỉnh sửa bộ phận đã có.
Chức năng chính trong phân hệ Quản lý chấm công
Quản lý máy chấm công
Máy chấm công, tải công
Việc tải dữ liệu từ máy chấm công về hệ thống ParadiseHRM xử lý hoàn toàn tự động. Trong khoảng mỗi 1-2 tiếng hệ thống ParadiseHRM sẽ tự động kết nối lên các máy chấm công để tải dữ liệu và xử lý sẵn dữ liệu để bạn có thể xem được dữ liệu vào-ra luôn mà không cần phải vào mỗi ngày và chờ tải dữ liệu.
Bên cạnh đó chúng ta hoàn hoàn có thể tải dữ liệu thủ công bằng cách truy cập chức năng này Máy chấm công tải công và nhấn vào nút Tải giờ công, hệ thống sẽ tải dữ liệu từ máy chấm công về. Tốc độ tải dữ liệu của phần mềm vượt trội hơn các phần mềm khác gấp hàng chục lần, ví dụ với số lượng giờ công trên máy đạt mức 50k trở lên các phần mềm khác phải mất khoảng 5 phút hoặc hơn để tải về, với hệ thống ParadiseHRM chỉ cần khoảng 10-15 giây là toàn bộ dữ liệu được tải về đầy đủ.
Xem dữ liệu chấm công thô
Trước khi giờ công được xử lý, bạn có thể xem dữ liệu công tổng thể mà phần mềm đã tổng hợp lại trong phần dữ liệu chấm công thô hoặc dữ liệu chấm công thô nhóm theo ngày. Để xem dữ liệu chấm công thô, bạn mở phần mềm Paradise HR ra, sau đó ta chọn những nhân viên cần xem dữ liệu trên cây danh sách nhân viên.
Sau khi mở menu Dữ liệu chấm công thô lên, bạn sẽ chọn từ ngày đến ngày và bấm nút Xem dữ liệu để xem dữ liệu của những nhân viên đang chọn trên cây hoặc sẽ nhập mã nhân viên nếu bạn chỉ muốn xem một nhân viên đó.
Bạn cũng có thể xuất file mẫu import giờ công thô từ phần mềm để nhập giờ công cho nhân viên, sau đó lưu file lại và chọn nhập vào để import giờ công của nhân viên được nhập từ file vào phần mềm.
Dữ liệu chấm công thô nhóm theo ngày
Còn ở menu Dữ liệu chấm công thô nhóm theo ngày cũng vậy, bạn cũng nhập từ ngày đến ngày và bấm nút làm mới.
Gán máy chấm công cho bộ phận
Để thiết lập mỗi bộ phận sẽ chỉ được chấm mỗi máy chấm công riêng biệt của bộ phận đó, thì bạn sẽ vào phần gán máy chấm công cho bộ phận để thiết lập, sau khi thiết lập xong, phần mềm sẽ tự động lọc ra những bộ phận bạn đã gán và đẩy danh sách nhân viên của bộ phận đó lên đúng máy chấm công mà bạn đã gán.
Lưu ý : nếu bộ phận nào bạn không gán máy chấm công thì mặc định phần mềm sẽ đẩy lên hết tất cả các máy chấm công.
Để gán máy chấm công cho bộ phận thì bạn mở Trang chủ – Gán máy chấm công cho bộ phận.
Sau khi mở menu gán máy chấm công cho bộ phận lên, ở cột “Truy cập danh sách máy chấm công” bạn click chọn máy chấm công mà bạn muốn gán cho bộ phận đó. Mỗi bộ phận có thể gán một hoặc nhiều máy chấm công tùy theo bạn.
Sau khi gán xong máy chấm công cho tất cả các bộ phận rồi thì bạn bấm nút “Lưu” để lưu lại, đợi khoảng 5-10p phần mềm sẽ tự động đẩy danh sách nhân viên của từng bộ phận lên máy chấm công mà bạn đã gán.
Gán máy chấm công cho nhân viên
Tương tự như gán máy chấm công cho bộ phận, thì bạn cũng có thể gán riêng cho bất kì một nhân viên nào đó chỉ chấm được những máy chấm công mà bạn đã gán.
Để gán máy chấm công cho nhân viên thì bạn cũng mở Trang chủ – Gán máy chấm công cho nhân viên
Bạn mở menu Gán máy chấm công cho nhân viên lên, chọn những nhân viên mà bạn muốn gán trên cây danh sách nhân viên rồi bấm nút “Làm mới” để phần mềm load lại danh sách.
Sau khi phần mềm load danh sách thì bạn chỉ cần chọn máy chấm công và gán vào cho nhân viên ở cột “Truy cập danh sách máy chấm công” và bấm nút “Lưu” lại là được.
Danh sách các thiết bị
Danh sách các thiết bị là danh sách các máy chấm công đã kết nối với phần mềm, bạn có thể thao tác những gì liên quan đến máy chấm công ở form này. Bạn chọn Trang chủ – Danh sách các thiết bị để mở form này lên.
Mở form danh sách các thiết bị lên, ở cột lệnh thực hiện với thiết bị bạn sẽ chọn những lệnh mà bạn muốn như : Tải giờ chấm công, Xóa giờ công trên thiết bị sau khi tải về, cập nhật nhân viên lên thiết bị,….
Sau khi chọn lệnh xong bạn nhấn nút “Thực hiện lệnh” để máy chấm công thực hiện những lệnh mà bạn yêu cầu trên phần mềm.
Danh sách nhân viên trên thiết bị
Bạn vào Trang chủ – Danh sách nhân viên trên thiết bị để mở form này lên.
Sau khi mở form lên, bạn chọn nhân viên mà bạn cần thao tác trên cây danh sách nhân viên và bấm nút “Làm mới” để load danh sách.
Tại đây chọn có thể set mật khẩu chấm công cho nhân viên, set quyền cho nhân viên và ở cột lệnh thực hiện với nhân viên bạn có thể chọn những lệnh tương ứng và nhấn nút “Xác nhận thay đổi” để đẩy lên máy chấm công.
Tham khảo thêm:
Phần mềm tính lương phù hợp cho doanh nghiệp sản xuất
Phần mềm chấm công tốt nhất Việt Nam
Máy chấm công khuôn mặt cao cấp