Quy trình tuyển dụng là các bước để thu hút và lựa chọn một số nhân viên mới để lấp đầy chỗ trống trong doanh nghiệp. Công việc này thường được thực hiện bởi các nhà quản lý, nhân viên nhân sự (Hr Staff), chuyển viên tuyển dụng hoặc kết hợp cả ba. Các nhà quản lý nguồn nhân lực chịu trách nhiệm chính trong quá trình này, cộng tác với các bộ phận liên quan và các thành viên trong ban quản lý (hoặc ban giám đốc) để hợp lý hóa việc tuyển dụng.
1. Quy trình tuyển dụng là gì?
QuY trình tuyển dụng bao gồm việc tìm kiếm ứng viên có kỹ năng, kinh nghiệm và tính cách tốt nhất để phù hợp với công việc. Quy trình đòi hỏi một loạt các thu thập thông tin ứng viên và xem xét hồ sơ, thực hiện các cuộc phỏng vấn; cuối cùng là lựa chọn và giới thiệu nhân viên mới để bắt đầu làm việc cho doanh nghiệp.
2. Điều gì tạo nên một quy trình tuyển dụng tốt?
Một quy trình tuyển dụng tốt cho phép bạn tìm thấy những ứng viên có năng lực một cách nhanh chóng và hiệu quả. Quá trình này yêu cầu lập kế hoạch có chủ định và đánh giá liên tục.
Quy trình tuyển dụng nên được sắp xếp hợp lý để mỗi nhân viên có các công cụ và nguồn lực họ cần cho các bước của họ trong quy trình. Ví dụ: Nếu người quản lý được giao nhiệm vụ thực hiện các cuộc phỏng vấn, nhà tuyển dụng hoặc chuyên viên nhân sự nên làm cho quá trình này dễ dàng hơn bằng cách cung cấp cho người quản lý một bản sơ yếu lý lịch và thông tin cơ bản về các ứng viên trước khi cuộc phỏng vấn bắt đầu.
Nhà tuyển dụng hoặc giám đốc nhân sự cũng nên thông báo cho ứng viên về lịch trình phỏng vấn đầy đủ để họ không băn khoăn trong quá trình thực hiện các cuộc phỏng vấn cũng như chuẩn bị tâm lý trước các bài test lý thuyết và thực tiễn.
3. Các bước trong quy trình tuyển dụng
Bây giờ bạn đã biết một quy trình tuyển dụng tốt trông như thế nào rồi phải không? Bạn làm cách nào để tạo ra một quy trình cho doanh nghiệp của mình? Chúng tôi đã chia nhỏ mọi thứ thành 10 BƯỚC trong quy trình tuyển dụng đơn giản và dễ hành động.
Đây là hướng dẫn một cửa mà bạn có thể sử dụng nhiều lần. Hoàn hảo để tuân thủ luật pháp, thực hiện một quy trình tuyển dụng hiệu quả và tuyển dụng những ứng viên phù hợp để tồn tại lâu dài và giảm chi phí ngân sách tuyển dụng.
Các bước trong quy trình tuyển dụng
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Một quy trình tuyển dụng đầy đủ, hiệu quả và hợp lệ thể hiện một quy trình từng bước có hệ thống để tuyển dụng một nhân viên mới. Bước đầu tiên không thể tránh khỏi của quy trình tuyển dụng là xác định nhu cầu tuyển dụng.
Biết được nhu cầu tuyển dụng thực tế giúp giảm bớt toàn bộ quy trình, đảm bảo kết quả tích cực, giúp nhà tuyển dụng tìm được ứng viên phù hợp và đạt được các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty.
Mọi tổ chức đều bắt đầu quá trình này bằng cách xác định nhu cầu tài năng của mình. Giả sử họ đang đối mặt với một số vấn đề, thiếu hụt nội bộ hoặc thiếu các kỹ năng, kiến thức và chuyên môn cụ thể.
Quá trình này bắt đầu với việc nhận được yêu cầu tuyển dụng từ các bộ phận khác nhau của tổ chức đến Bộ phận Nhân sự, bao gồm:
• Số lượng bài viết sẽ được lấp đầy
• Số lượng vị trí
• Nhiệm vụ và trách nhiệm phải thực hiện
• Yêu cầu bằng cấp và kinh nghiệm
Khi nhu cầu tuyển dụng được xác định, người quản lý nguồn cung ứng có trách nhiệm xác định xem vị trí đó có được yêu cầu hay không, cố định hay tạm thời, toàn thời gian hay bán thời gian, v.v. Những thông số này cần được đánh giá trước khi bắt đầu tuyển dụng. Việc xác định, lập kế hoạch và đánh giá đúng cách dẫn đến việc tuyển dụng đúng nguồn lực cho nhóm và tổ chức.
Điều quan trọng để xác định chính xác và đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp là phải tận tâm, phân tích và thực tế trong khi suy luận về nhu cầu tuyển dụng. Cách hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu tuyển dụng là bắt đầu lại từ đầu.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng
Chìa khóa để đạt được những gì bạn muốn? Biết những gì bạn đang tìm kiếm. Đó là lúc bạn phải lập kế hoạch tuyển dụng tốt nhất. Đảm bảo bạn có hiểu biết sâu sắc về vai trò mà bạn đang tuyển dụng sẽ làm cho các bước tiếp theo hay phần còn lại của quá trình tuyển dụng trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn vì bạn sẽ xác định được ứng viên nào là người có kinh nghiệm cần thiết để thành công hoàn thành trong công việc mới.
Lập kế hoạch tuyển dụng tốt cũng đảm bảo các ứng viên có mục đích rõ ràng và các mục tiêu được lên kế hoạch cho vị trí khi họ tham gia, loại bỏ bất kỳ sự mơ hồ nào về nơi họ phù hợp với các mục tiêu kinh doanh rộng lớn hơn.
Các câu hỏi chính cần trả lời:
• Tại sao cần một nhân viên mới?
• Ứng viên trúng tuyển sẽ có những nhiệm vụ và trách nhiệm gì?
• Những kỹ năng hoặc khả năng nào được yêu cầu để thành công trong vai trò?
• Vai trò này phù hợp ở đâu trong cơ cấu kinh doanh rộng lớn hơn?
Lập kế hoạch cũng liên quan đến việc soạn thảo một đặc tả công việc toàn diện cho vị trí đang trống. Vạch ra những trách nhiệm chính và phụ của nó; các kỹ năng, kinh nghiệm và bằng cấp cần thiết; cấp bậc và mức lương; ngày bắt đầu; cho dù tạm thời hay lâu dài; và đề cập đến các điều kiện đặc biệt gắn liền với công việc cần làm.
Bước 3: Phân tích công việc
Phân tích công việc là một quá trình xác định, phân tích và xác định nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, khả năng và môi trường làm việc của một công việc cụ thể. Những yếu tố này giúp xác định những gì một công việc đòi hỏi và một nhân viên phải có những gì để thực hiện công việc một cách hiệu quả.
Phân tích công việc giúp hiểu được những nhiệm vụ nào là quan trọng và cách thực hiện chúng. Mục đích của nó là thiết lập và ghi lại sự liên quan đến công việc của các thủ tục tuyển dụng như tuyển chọn, đào tạo, bồi thường và đánh giá hiệu suất.
Các bước sau đây rất quan trọng trong việc phân tích một công việc:
• Ghi chép và thu thập thông tin công việc
• Độ chính xác trong việc kiểm tra thông tin công việc
• Tạo mô tả công việc dựa trên thông tin
• Xác định các kỹ năng, kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc.
Để phân tích công việc đạt hiệu quả thì điều kiện cần và vô cùng quan trọng là là bạn chuẩn bị thật tốt bản mô tả công việc và bản đặc tả công việc.
Mô tả công việc
Bản mô tả công việc là một tài liệu quan trọng, mang tính chất mô tả và chứa đựng tuyên bố cuối cùng của bản phân tích công việc. Mô tả này rất quan trọng cho một quá trình tuyển dụng thành công.
Mô tả công việc cung cấp thông tin về phạm vi vai trò công việc, trách nhiệm và vị trí của công việc trong tổ chức. Và dữ liệu này cung cấp cho người sử dụng lao động và tổ chức một ý tưởng rõ ràng về những gì một nhân viên phải làm để đáp ứng yêu cầu về trách nhiệm công việc của mình.
Mô tả công việc được tạo để thực hiện các quy trình sau:
• Phân loại và xếp hạng công việc
• Bố trí và định hướng các nguồn lực mới
• Khuyến mãi và chuyển khoản
• Mô tả con đường sự nghiệp
• Phát triển các tiêu chuẩn công việc trong tương lai
Bản mô tả công việc cung cấp thông tin về các yếu tố sau:
• Chức danh / Xác định công việc / Vị trí tổ chức
• Nơi làm việc
• Tóm tắt công việc
• Nhiệm vụ công việc
• Máy móc, Vật liệu và Thiết bị
• Quy trình giám sát
• Điều kiện làm việc
• Mối nguy hiểm sức khỏe
Tham khảo thêm bài viết: https://phanmemtinhluong.com/jd-la-gi/
Đặc tả công việc
Đặc tả công việc tập trung vào các yêu cầu kỹ thuật của ứng viên, người mà nhóm nhân sự sẽ thuê. Bước đầu tiên trong đặc tả công việc là chuẩn bị danh sách tất cả các công việc trong tổ chức và các vị trí của nó. Bước thứ hai là tạo thông tin của từng công việc.
Tài liệu đặc tả công việc cung cấp thông tin về các yếu tố sau:
• Trình độ chuyên môn
• Kinh nghiệm
• Đào tạo và phát triển
• Yêu cầu kỹ năng
• Trách nhiệm công việc
• Đặc điểm cảm xúc
• Lập kế hoạch nghề nghiệp
Bước 4: Chiến lược tuyển dụng
Chiến lược tuyển dụng là bước thứ tư của quá trình tuyển dụng, nơi một chiến lược được chuẩn bị để tự tìm kiếm hoặc thuê các nguồn lực. Sau khi hoàn thành việc chuẩn bị mô tả công việc và đặc tả công việc, bước tiếp theo là quyết định áp dụng chiến lược nào để tuyển dụng các ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp.
Trong khi chuẩn bị chiến lược tuyển dụng, nhóm nhân sự cân nhắc những điểm sau:
• Tìm kiếm hoặc thuê các công ty cung cấp nguồn nhân lực cung ứng
• Các hình thức tuyển dụng
• Khu vực địa lý
• Nguồn tuyển dụng
Việc xây dựng chiến lược tuyển dụng là một quá trình lâu dài, nhưng việc có một chiến lược đúng đắn là điều bắt buộc để thu hút được những ứng viên phù hợp. Các bước liên quan đến việc phát triển một chiến lược tuyển dụng bao gồm:
• Thành lập nhóm hội đồng quản trị
• Phân tích chiến lược nhân sự
• Thu thập dữ liệu có sẵn
• Phân tích dữ liệu thu thập được
Bước 5: Tìm kiếm ứng viên
Tìm kiếm ứng viên là quá trình tuyển dụng mà các nguồn lực được đề xuất tùy thuộc vào yêu cầu của công việc. Sau khi chiến lược tuyển dụng được thực hiện, việc tìm kiếm ứng viên sẽ được khởi tạo. Quá trình này bao gồm hai bước:
• Kích hoạt việc tuyển ứng viên: Sau khi quản lý trực tiếp xác minh và cho phép thu nạp các nhân tài theo nhu cầu và vị trí tuyển dụng thì việc tìm kiếm ứng viên sẽ bắt đầu.
• Chạy các chương trình marketing tuyển dụng: Tại đây, các tổ chức – doanh nghiệp lựa chọn các phương tiện truyền thông mà qua đó việc truyền đạt các vị trí tuyển dụng đến được với các ứng viên tiềm năng.
Tìm kiếm liên quan đến việc thu hút người tìm việc vào vị trí tuyển dụng. Bạn có thể quảng cáo tìm kiếm các ứng viên dựa vào các nguồn sau: Trên các trang web việc làm, nội bộ, trên phương tiện truyền thông xã hội hoặc thông qua sự hỗ trợ của chuyên gia. Chúng tôi sẽ trình bày chi tiết những lợi ích và hạn chế của từng loại.
CÁC TRANG WEB VIỆC LÀM
• Lợi ích: Một cách nhanh chóng để hiển thị rộng rãi vị trí tuyển dụng của bạn cho hàng nghìn người tìm việc đã đăng ký.
• Hạn chế: Bạn có thể kết thúc với hàng trăm CV để sàng lọc và có khả năng bạn sẽ nhận được rất nhiều đơn xin việc ngẫu nhiên khi mọi người ‘spam’ CV của họ với hy vọng được nhận.
NGUỒN NỘI BỘ
Các nguồn tuyển dụng nội bộ đề cập đến việc tuyển nhân viên đã được thông qua: Các chương trình Khuyến mãi để thu hút ứng viên
– Nhân viên cũ
– Quảng cáo nội bộ (Đăng tuyển dụng)
– Nhân viên giới thiệu
– Ứng viên trước đây
• Lợi ích: Người bạn đang tìm kiếm có thể ở ngay dưới mũi bạn! Tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho chi phí tuyển dụng, tạo động lực cho nhân viên thông qua việc cung cấp cơ hội, đồng thời họ đã hòa nhập với văn hóa và nhịp điệu của doanh nghiệp.
• Hạn chế: Đối với một số vai trò, việc mang lại một góc nhìn mới mẻ hoặc một bộ kỹ năng mới có thể giúp tăng thêm chiều sâu cho các năng lực trong nhóm của bạn.
TRUYỀN THÔNG XÃ HỘI
• Lợi ích: LinkedIn là nền tảng xã hội số 1 để tuyển dụng và sàng lọc ứng viên với gần 740 triệu chuyên gia hiện diện, trên Facebook và Twitter, đồng thời cho phép nhắm mục tiêu nội dung cụ thể đến các kỹ năng và chuyên môn cần thiết cho một vai trò.
• Hạn chế: Trang công ty của bạn cần hiển thị nội dung chất lượng tốt – nền tảng này càng nhiều để các ứng viên đánh giá xem công ty của bạn có phải là nơi làm việc phù hợp với họ, cũng như để bạn xem liệu họ có phải là ứng viên phù hợp với bạn hay không.
CHUYÊN GIA HỖ TRỢ
Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc chuẩn bị mọi thứ trong quá trình tuyển dụng, bạn có thể muốn xem xét việc thuê ngoài cho một công ty tuyển dụng, đặc biệt nếu bạn thực sự nghiêm túc trong việc tìm kiếm ứng viên phù hợp.
• Lợi ích: Một công ty tuyển dụng tốt có thể lo mọi việc mà không buộc bạn phải từ bỏ quyền kiểm soát các quyết định quan trọng. Là công ty tuyển dụng số 1 của Việt Nam, chúng tôi đã đưa hàng trăm nghìn người tìm việc tài năng đến với các công ty tuyển dụng hài lòng. Các bộ phận chuyên gia của chúng tôi đảm bảo bạn có người hiểu rõ lĩnh vực của bạn và điều chỉnh quy trình cho phù hợp với nhu cầu của bạn.
• Hạn chế: Chúng tôi hiểu rằng chi phí liên quan đến việc sử dụng các chuyên gia tư vấn tuyển dụng có thể gây khó khăn, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn. Tuy nhiên, việc sử dụng một chuyên gia có thể vừa củng cố vừa đẩy nhanh quy trình, giúp bạn có thêm thời gian quý báu để đạt được nhiều thành tựu hơn trong doanh nghiệp.
Bước 6: Sàng lọc
Mặc dù một số người coi sàng lọc là điểm khởi đầu của sự lựa chọn, nhưng chúng tôi vẫn coi đó là một phần không thể thiếu của tuyển dụng. Lý do là quá trình lựa chọn chỉ bắt đầu sau khi các ứng dụng đã được sàng lọc và đưa vào danh sách lựa chọn. Hãy minh họa quá trình sàng lọc bằng một ví dụ:
Trong các trường Đại học, các ứng viên được mời để điền vào vị trí Giáo sư. Các ứng viên nhận được lời mời, tức là quảng cáo được sàng lọc và đưa vào danh sách rút gọn trên cơ sở tính đủ điều kiện và tính phù hợp. Sau đó, chỉ những ứng viên đã được sàng lọc mới được mời thuyết trình hội thảo và phỏng vấn cá nhân. Quá trình lựa chọn bắt đầu từ đây, tức là thuyết trình hội thảo hoặc phỏng vấn.
Đặc tả công việc là vô giá trong việc sàng lọc. Các ứng viên được sàng lọc dựa trên trình độ, kiến thức, kỹ năng, khả năng, sở thích và kinh nghiệm được đề cập trong đặc tả công việc. Những người không đủ tiêu chuẩn sẽ bị loại ngay từ quá trình tuyển chọn.
Trong khi xem xét hồ sơ, giám đốc nhân sự phải ghi nhớ những điểm sau để đảm bảo sàng lọc tốt hơn các ứng viên tiềm năng:
• Lý do thay đổi công việc
• Trường tồn với mỗi tổ chức
• Khoảng cách dài trong việc làm
• Nhảy việc
• Thiếu sự tiến bộ trong nghề nghiệp
Các kỹ thuật được sử dụng để sàng lọc ứng viên khác nhau tùy thuộc vào nguồn cung ứng và phương pháp được sử dụng để tuyển dụng. Sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, bài kiểm tra loại bỏ và phỏng vấn sàng lọc là những kỹ thuật phổ biến được sử dụng để sàng lọc các ứng viên.
Trong quá trình này, hồ sơ của các ứng viên được xem xét và kiểm tra về trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc và lý lịch tổng thể của ứng viên phù hợp với yêu cầu của công việc
Bước 7: Phỏng vấn ứng viên
7.1 Phỏng vấn gián tiếp
Khi bạn đã để mắt đến một số ứng viên nhất định, hãy tiến hành gọi qua điện thoại để thu hẹp quy trình lựa chọn và đảm bảo rằng bạn muốn dành thời gian để phỏng vấn trực tiếp ứng viên đó. Lập danh sách các câu hỏi phỏng vấn hay nhất để hỏi trước khi bạn bắt đầu.
Thực hiện phỏng vấn qua điện thoại hoặc video
Thực hiện phỏng vấn qua điện thoại hoặc video là bước thứ hai để sàng lọc ứng viên. Trong quá trình này, sau khi hồ sơ được sàng lọc, các ứng viên sẽ được người quản lý tuyển dụng liên hệ qua điện thoại hoặc video. Quá trình sàng lọc này có hai kết quả:
• Nó giúp xác minh các ứng cử viên, liệu họ có đang hoạt động và sẵn sàng hay không.
• Nó cũng giúp đưa ra cái nhìn sâu sắc về thái độ, khả năng trả lời câu hỏi phỏng vấn và kỹ năng giao tiếp của ứng viên.
Xác định các ứng cử viên tiềm năng
Xác định các ứng viên tiềm năng để vào bước tiếp theo là phỏng vấn trực tiếp. Trong quá trình này các nhà tuyển dụng xem xét hồ sơ lý lịch và đưa vào danh sách cuối cùng để giúp người quản lý tuyển dụng dễ dàng đưa ra quyết định. Quá trình này có ba kết quả sau:
• Chọn từ 5 đến 10 hồ sơ để người quản lý tuyển dụng xem xét
• Cung cấp thông tin chi tiết và khuyến nghị cho người quản lý tuyển dụng
• Giúp người quản lý tuyển dụng đưa ra quyết định trong việc tuyển dụng ứng viên phù hợp
7.2 Phỏng vấn trực tiếp
Một thành phần quan trọng của quy trình tuyển dụng là cuộc phỏng vấn, nơi mang lại cho bạn thời gian tiếp xúc vô giá với các ứng viên của mình. Chuẩn bị tốt là chìa khóa để tận dụng tối đa cuộc trò chuyện. Hãy biết những điểm cần thảo luận nào là quan trọng nhất, bao gồm những điểm nổi bật từ CV hoặc đơn xin việc của họ và tất nhiên, những điều kiện cần thiết cho vai trò này.
Chúng tôi cũng đang chứng kiến sự chuyển đổi nhanh chóng của quá trình phỏng vấn thông qua các công nghệ video mới.
Kỳ vọng của ứng viên đang tăng lên giống như bất kỳ người tiêu dùng nào, với mong muốn cao hơn về trải nghiệm di động, tiện lợi với sự chuyển đổi liền mạch giữa tương tác kỹ thuật số và vật lý với thương hiệu. Bạn nên khám phá cách các công cụ và công nghệ mới có thể nâng cao trải nghiệm ứng viên của bạn trong suốt quá trình. Nếu bạn không chắc nên bắt đầu từ đâu, hãy nói chuyện với một trong các chuyên gia tư vấn của chúng tôi.
Mẹo phỏng vấn
• Chuẩn bị các câu hỏi giúp đi sâu vào nền tảng chuyên môn của từng ứng viên để xem họ có thể phù hợp với vị trí tuyển dụng của bạn như thế nào.
• Tránh hỏi những câu hỏi trừu tượng vì mục đích xem họ phản ứng như thế nào, hãy giữ cuộc trò chuyện phù hợp với vai trò hơn là kiểm tra thần kinh vì lợi ích của nó.
• Hãy nhớ rằng phỏng vấn là một việc hai chiều. Ứng viên của bạn sẽ xem xét liệu doanh nghiệp của bạn có phù hợp với nghề nghiệp của họ hay không. Vì vậy, hãy nhớ lịch sự và bán những lợi ích của vị trí và tổ chức.
Bước 8: Đánh giá và quyết định
Sau buổi phỏng vấn nhà tuyển dụng sẽ có những phương án đánh giá để lựa chọn ra ứng viên phù hợp nhất. Tuy nhiên, bộ phận HR cũng nên chọn một ứng viên dự phòng, trong trường hợp lựa chọn hàng đầu từ chối lời đề nghị hoặc các cuộc đàm phán không đưa ra được thư mời đã ký. Trong trường hợp không có ứng viên nào đáp ứng các tiêu chí tuyển dụng, nhân viên tuyển dụng nên xác định xem có nên bắt đầu lại quy trình tuyển dụng hay không.
Nếu vậy, nhân viên tuyển dụng nên thảo luận xem có nên điều chỉnh hoặc thay đổi quy trình tuyển dụng để mang lại nhiều ứng viên thuận lợi hơn hay không.
Các phương pháp đánh giá ứng viên hiệu quả
Nhiều người cho rằng đánh giá ứng viên đơn thuần là việc nhà tuyển dụng đánh giá người tìm việc. Tuy nhiên, trên thực tế, có rất nhiều phương thức được áp dụng để đánh giá ứng viên, cụ thể như sau:
8.1. Yêu cầu ứng viên tự đánh giá bản thân mình theo biểu mẫu
Trong buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể yêu cầu ứng viên tự đánh giá các tiêu chí theo thang điểm hoặc theo mức độ. Sau khi đánh giá, nhà tuyển dụng có thể sử dụng bản tự đánh giá và kết hợp với một số phương pháp đánh giá khác để kiểm chứng độ chính xác.
8.2. Đánh giá ứng viên qua trả lời phỏng vấn
Một trong những hình thức đánh giá hiệu quả nhất là căn cứ vào câu trả lời phỏng vấn của ứng viên. Việc đưa ra các câu hỏi phù hợp và lắng nghe quan điểm, cách trả lời và xử lý của ứng viên sẽ giúp nhà tuyển dụng nhìn nhận, đánh giá và khai thác được nhiều thông tin quan trọng.
Một số bộ câu hỏi thường được sử dụng bao gồm:
- – Câu hỏi hành vi: Đánh giá ứng viên thông qua hành vi, hành động và cách giải quyết vấn đề.
- – Câu hỏi tình huống: Đưa ra các tình huống cụ thể và kiểm tra cách ứng biến của ứng viên.
- – Câu hỏi thăm dò, khai thác thông tin: Sử dụng trong trường hợp nhà tuyển dụng muốn khai thác thêm nhiều thông tin của ứng viên.
- – Câu hỏi kiểm tra kỹ năng: Kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng lãnh đạo…
Đối với từng loại câu hỏi, nhà tuyển dụng lắng nghe cách trả lời của ứng viên và ghi đánh giá vào biểu mẫu tuyển dụng. Cuối buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng tổng hợp kết quả và phối hợp với một số tiêu chí khác để đưa ra lựa chọn cuối cùng.
8.3. Đánh giá thông qua các bài test kỹ năng, nghiệp vụ
Ngoài phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể xây dựng các bài kiểm tra năng lực, nghiệp vụ, kỹ năng,… Tùy theo vị trí tuyển dụng để xác định độ khó của bài test.
Ví dụ một số vị trí đơn giản, nhà tuyển dụng có thể đưa ra các bài test IQ, EQ, kỹ năng, tình huống… Đối với các vị trí nghiệp vụ chuyên sâu thì xây dựng các bài test liên quan đến nghiệp vụ để đánh giá năng lực của ứng viên chuẩn xác hơn. Sau khi thu được kết quả bài test, nhà tuyển dụng chấm điểm và đưa vào bảng đánh giá ứng viên để phục vụ cho tổng hợp kết quả phỏng vấn.
Tải các mẫu đánh giá phỏng vấn: Download một số mẫu đánh giá năng lực nhân viên
Bước 9: Mời nhận việc (Thư mời nhận việc)
Sau khi xem xét hàng tá hồ sơ xin việc và tổ chức nhiều vòng phỏng vấn, cuối cùng bạn đã tìm được ứng viên hoàn hảo. Làm thế nào để bạn có được thỏa thuận? Các công ty nên có lời đề nghị ban đầu. Vậy, thư mời làm việc được soạn thảo và gửi đến ứng viên đã được tuyển chọn.
Sau khi mở lời đề nghị ban đầu cho ứng viên hàng đầu của bạn, đã đến lúc gửi thư mời. Thường được gửi trước các trường hợp bất thường như kiểm tra lý lịch, nhưng trước khi ký hợp đồng lao động chính thức, một thư mời:
• Thường cung cấp một vị trí cho người nộp đơn xin việc
• Tóm tắt các điều khoản và điều kiện chính của ưu đãi
• Cung cấp thông tin chi tiết về vai trò và công ty để giúp ứng viên quyết định có chấp nhận lời đề nghị hay không
• Đóng vai trò là điểm khởi đầu cho các cuộc đàm phán việc làm
Một thư mời tuyển dụng hấp dẫn và đầy đủ thông tin, trong đó phác thảo rõ ràng nội dung công việc bạn đang cung cấp và mang lại cho ứng viên đã chọn của bạn sự tự tin để chấp nhận.
Thư mời làm việc phải bao gồm: Mức lương tương ứng với vị trí tuyển dụng, những lợi ích được nhận, nghỉ phép hoặc các loại nghỉ công ty quy định được trả lương, ngày bắt đầu nhận việc, các khoản trợ cấp – phụ cấp thôi việc, các chính sách và hỗ trợ khi nhân viên làm việc từ xa, tài sản được cấp phát cho nhân viên mới như laptop, đồng phục…và các điều khoản và điều kiện tuyển dụng khác. Các cuộc đàm phán có khả năng diễn ra sau đó.
Do đó, nhân viên tuyển dụng nên xác định nội bộ yếu tố nào của thư mời làm việc có thể thương lượng được và yếu tố nào không. Điển hình cho các điều khoản như lương, lịch làm việc linh hoạt và làm việc từ xa có thể thương lượng được.
Nếu ứng viên chấp nhận lời đề nghị của bạn, họ sẽ ký vào lá thư và gửi lại cho bạn. Tuy nhiên, điều quan trọng cần hiểu là thư mời không phải lúc nào cũng là một thỏa thuận lao động ràng buộc về mặt pháp lý. Đây thường là một tài liệu riêng biệt cung cấp sự bảo vệ pháp lý chi tiết cho cả hai bên. Thậm chí, bạn nên nhờ chuyên gia pháp lý xem xét thư mời làm việc của bạn trước khi gửi cho nhân viên tiềm năng.
Trong bài viết này, bạn cũng sẽ tìm thấy một số mẫu thư mời (Việt – Anh). Bạn có thể tải về nhé!!! Link Download
Xem thêm: Phân biệt lương net và lương grosss
Bước 10: Chào mừng nhân viên mới (Onboarding)
Là một nhân viên trong một môi trường làm việc mới thì thường cảm thấy lúng túng, khó khăn và không thoải mái. Dưới đây là các mẹo hàng đầu của chúng tôi để đảm bảo văn hóa công ty thân thiện, sớm đạt được ấn tượng tốt và đạt được điểm trung thành nghiêm túc bằng cách nỗ lực đặc biệt để giúp ứng viên mới của bạn ổn định:
• Hiểu đúng những điều cơ bản: Họ có biết nhà vệ sinh ở đâu không? Hay những gì sắp xếp cho bữa trưa? Yêu cầu một đồng nghiệp chỉ cho họ các sợi dây và là đầu mối liên hệ nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào (chỉ cần chạm vào là có thể giải đáp tất cả cùng một lúc!)
• Đưa họ đi ăn trưa và nói về những chủ đề không liên quan đến công việc: Đây là cơ hội tuyệt vời để tạo sự khác biệt cho bản thân và giúp mối quan hệ mới của bạn có một khởi đầu tốt nhất có thể. Thật ngạc nhiên khi có nhiều công ty trượt tới đây.
• Gặp gỡ nhóm: Đảm bảo các cuộc họp được lên kế hoạch với nhóm cốt lõi của họ trong tuần đầu tiên để họ có cơ hội gặp gỡ mọi người. Nó cũng giúp họ sớm hiểu được vai trò và trách nhiệm để có thể thành công.
• Phản hồi: Nhận phản hồi về việc gia nhập của bạn để liên tục tìm hiểu, hướng dẫn và định hình các quy trình cho mỗi người tham gia mới.
Quy trình tuyển dụng không dễ thực hiện một mình. Nhưng khi bạn có một quy trình đã được kiểm chứng để tuân theo, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những việc quan trọng như tìm ứng viên phù hợp với doanh nghiệp, ngân sách của bạn và vị trí bạn đang tuyển dụng.
Tổng kết quy trình tuyển dụng
Tuyển dụng là một quá trình tốn kém, do đó, điều quan trọng là hiệu suất của quy trình tuyển dụng phải được đánh giá kỹ lưỡng.
Các chi phí phát sinh trong quá trình tuyển dụng phải được đánh giá và kiểm soát một cách hiệu quả. Chúng bao gồm những điều sau:
• Trả lương cho người tuyển dụng
• Chi phí quảng cáo và các chi phí khác phát sinh trong các phương pháp tuyển dụng, tức là phí đại lý.
• Chi phí quản lý và chi phí tuyển dụng
• Làm thêm giờ và chi phí chưa trả, trong khi các vị trí tuyển dụng vẫn chưa được lấp đầy
• Chi phí phát sinh trong việc tuyển dụng các ứng viên phù hợp cho quá trình tuyển chọn cuối cùng
• Quản lý và các Chuyên gia dành thời gian để chuẩn bị bản mô tả công việc, đặc tả công việc và thực hiện các cuộc phỏng vấn.
Cuối cùng, câu hỏi được đặt ra là các phương pháp tuyển dụng được sử dụng có hợp lệ hay không? Và liệu bản thân quy trình tuyển dụng có hiệu quả hay không? Thông tin thống kê về chi phí phát sinh cho quá trình tuyển dụng cần có hiệu quả.
Bằng cách làm theo 10 bước trong quy trình tuyển dung như trên, bạn sẽ tìm được ứng viên đủ tiêu chuẩn cho tổ chức, doanh nghiệp của mình. Quá trình tuyển dụng có thể phức tạp nhưng bạn đầu tư thời gian và chiến lược tuyển dụng kỹ lưỡng thì kết quả bạn nhận được sẽ rất xứng đáng. Chúc các bạn may mắn!
4. Lợi ích của việc có một quy trình tuyển dụng và tuyển chọn hiệu quả
Quy trình tuyển dụng không hiệu quả có nghĩa là doanh nghiệp phải chịu thêm chi phí liên quan đến các thủ tục tuyển dụng rộng rãi và kéo dài thời gian. Tăng thời gian làm việc cho nhóm nhân viên hiện tại, giảm năng suất lao động và tạo ra lỗ hổng về kỹ năng hoặc kiến thức cần thiết để các dự án hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách đề ra.
Vậy, đầu tư thời gian để tạo và thực hiện một quy trình tuyển dụng hiệu quả có thể mang lại những lợi ích sau:
1. Giảm chi phí tuyển dụng – Chủ động trong việc thuê nhân viên mới làm tăng lợi nhuận và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp bạn. Bạn có thể giúp các bộ phận của mình bằng cách cung cấp các nguồn nhân lực cần thiết để hoàn thành trách nhiệm của họ cùng với việc giúp đỡ về mặt tài chính cho tổ chức của bạn bằng cách giảm chi phí mỗi lần thuê.
2. Chất lượng tuyển dụng mới tốt hơn – Bằng cách theo dõi nhanh các ứng viên chất lượng cao, bạn sẽ có nhiều khả năng thu hút sự quan tâm của họ hơn. Quá trình chậm hơn có thể khiến họ thất vọng và bị cám dỗ để nhìn vào các công ty khác. Một cuộc khảo sát với hơn 3.000 người tìm việc và 100 nhà tuyển dụng cho thấy 92% các công ty “đưa ra lời đề nghị trong vòng một tuần sau khi tiến hành phỏng vấn”.
3. Tăng năng suất của nhân viên – Một quy trình tuyển dụng hiệu quả có thể giải phóng không gian cho các nhóm nhân sự đầu tư thời gian vào việc đào tạo nhân viên mới và hiện tại. Bằng cách tập trung vào học tập và phát triển, bạn có thể thúc đẩy sự tham gia của nhân viên và hiệu suất sẽ mang lại kết quả lâu dài.
