Chào mọi người, hôm nay mình tiếp tục gửi tới các bạn bài hướng dẫn sử dụng phần mềm ParadiseHR. Nội dung bài viết hôm nay sẽ đề cập về quy trình một nhân viên bất kỳ có mong muốn xin thôi việc, từ lúc nhân viên đó làm đơn xin nghỉ việc, chờ xét duyệt từ cấp trên sau đó lưu trữ dữ liệu vào phần mềm.
I) Nộp “Đơn xin nghỉ việc”
Thao tác quen thuộc của chúng ta là nhấn tổ hợp phím Ctrl + F để mở cửa sổ tìm kiếm, tiếp tục điền cụm từ “Đơn xin nghỉ việc” để thực hiện tìm kiếm.
Lưu ý là, menu này người lao động có tài khoản trên phần mềm, trực tiếp đăng nhập và thao tác làm đơn.
Để mở, ta nhấn đúp chuột vào menu “Đơn xin nghỉ việc” trên danh sách kết quả trả về.
Ở đây ta ví dụ nhân viên 80007 – Nguyễn Văn Phúc sẽ đăng nhập, thực hiện làm đơn xin nghỉ.
Ta có thể thấy, menu chia làm 3 phần chính :
Các trường và ý nghĩa của chúng
| STT | Tên trường | Mô tả |
| 1 | Mã nhân viên | Mã của nhân viên làm đơn |
| 2 | Tên đầy đủ | Tên của nhân viên làm đơn |
| 3 | Ngày nghỉ việc (*) | Ngày dừng công việc và nghỉ làm của nhân viên |
| 4 | Trạng thái duyệt | Trạng thái duyệt của đơn, mặc định lúc đăng ký đơn sẽ là trạng thái “Nháp” |
| 5 | Lý do (*) | Lý do làm đơn (sẽ hiển thị theo dạng danh sách để nhân viên chọn) |
| 6 | Người duyệt (*) | Người sẽ duyệt cho nhân viên xin nghỉ, cho nhân viên chủ động chọn khi làm đơn. |
| 7 | Người duyệt ghi chú | Ghi chú của người duyệt khi duyệt đơn |
| 8 | Mô tả lý do khác | Ghi rõ các lý do khác (nếu có) |
| 9 | Ghi chú lý do | Ghi chú lý do |
Các trường và ý nghĩa của chúng
| STT | Tên trường | Mô tả |
| 1 | Tiêu chí | Liệt kê cụ thể các tiêu chí để đánh giá một cách khách quan nhất |
| 2 | Nhóm cột thể hiện quan điểm (“Hoàn toàn không đồng ý”, “Không đồng ý”, “Đồng ý”, “Hoàn toàn đồng ý”) | Thể hiện quan điểm, ý kiến của nhân viên với từng tiêu chí đưa ra. |
Các nút chức năng và ý nghĩa của chúng :
| STT | Tên nút chức năng | Mô tả |
| 1 | Lưu | Xác nhận lưu thông tin của đơn mới soạn thảo. |
| 2 | Đăng ký | Xác nhận nộp đơn chờ xét duyệt. |
| 3 | Hủy đơn | Hủy đơn đã soạn thảo, chỉ khả dụng đối với đã nộp xét duyệt |
Ví dụ về một đơn xin nghỉ việc hoàn chỉnh :
Ta thực hiện nhấn nút “Đăng ký” để xác nhận nộp xét duyệt đơn xin nghỉ việc mới soạn thảo. Ta cũng có thể nhấn nút “Lưu” để lưu trữ lại thông tin đơn vừa mới làm mà không cần đăng ký ngay lập tức. Sau này nếu có ý định thôi việc, có thể vào chỉnh sửa và nộp đăng ký.
Sau khi nhấn nút “Đăng ký”, phần mềm sẽ hỏi để lưu thay đổi, hãy nhấn “Đồng ý”.
Phần mềm báo đã nộp đơn xin nghỉ việc thành công, nhấn “Xác nhận” để hoàn thành.
Như vậy là ta đã hoàn thành việc làm đơn xin nghỉ việc, rất nhanh và dễ dàng phải không nào. Chúc các bạn thao tác thành công nhé.
II) Xem lịch sử đơn xin nghỉ việc đã đăng ký
Sau khi đã đăng ký (hoặc lưu) đơn xin nghỉ việc, phần mềm sẽ ghi nhận lại đơn của bạn, bạn có thể vào menu “Lịch sử đơn xin thôi việc” để cập nhật lại nội dung đơn, cũng như hủy hoặc theo dõi tình trạng của đơn (đã được duyệt hay chờ duyệt).
Để truy cập được menu “Lịch sử đơn xin thôi việc”, trong giao diện phần mềm, ta nhấn tổ hợp phím “CTRL + F” để cửa sổ tìm kiếm, tiếp đó gõ cụm từ “Lịch sử đơn”, ta sẽ tìm thấy menu trong kết quả trả về. Nhấn đúp chuột vào đó để mở menu lên.
Một số thành phần cần chú ý :
| STT | Tên thành phần | Mô tả |
| 1 | Hai trường “Từ ngày”, “Đến ngày” | Lọc ngày nghỉ việc nằm trong khoảng nhập |
| 2 | Sử dụng bộ lọc | Tích nghĩa là đồng ý lọc theo khoảng “Từ ngày”, “Đến ngày” vừa nhập. Bỏ tích nghĩa là không đồng ý. |
| 3 | Xem đơn của cấp dưới | Xem các đơn khác ngoài bản, các đơn bạn chính là người duyệt |
Để xem chi tiết lại đơn, ngay tại trường “Xem chi tiết”, ta chọn Xem,sửa. Sẽ mở ra menu Đơn xin thôi việc ta đã điền trước đó. tại đây ta có thể “Đăng ký” hoặc “Hủy đơn”.
III) Duyệt đơn xin nghỉ việc
Menu này dành cho những cá nhân có trách nhiệm duyệt đơn xin nghỉ việc cho nhân viên. Như ta thao tác phía trên, đơn này sẽ do nhân viên 000032 – Ngô Đình Việt duyệt. Vì vậy nên ta đăng nhập vào phần mềm bằng tài khoản của nhân viên này, sau đó đi đến menu “Duyệt đơn xin nghỉ việc”.
Thực hiện những thao tác quen thuộc là nhấn tổ hợp phím “CTRL + F” để mở cửa sổ tìm kiếm, tiếp tục nhấn cụm “duyệt đơn”, menu “Duyệt đơn xin nghỉ việc” sẽ có trong kết quả tìm kiếm trả về. Nhấp đúp chuột để mở.
Menu này gồm có các thành phần chính:
| STT | Tên thành phần | Mô tả |
| 1 | Thông tin đăng ký | Thể hiện chi tiết những thông tin có trong đơn đăng ký của nhân viên đang chờ duyệt |
| 2 | Danh sách đăng ký | Là danh sách các đơn thuộc quyền duyệt của nhân viên, chọn vào từng dòng (từng đơn) để xem chi tiết đơn tại phần “Thông tin đăng ký” |
| 3 | Duyệt | Thông tin duyệt, có thể chọn người bàn giao (là người mà nhân viên nghỉ việc phải bàn giao lại công việc, tài liệu, cũng như thiết bị liên quan). Người duyệt có thể ghi chú thêm tại trường “Ghi chú”. Người duyệt có thể “Đồng ý”, “Từ chối” đơn xin thôi việc của nhân viên. |
Trên đây đã trình bày cách rất kỹ về quy trình làm đơn xin nghỉ việc, xem lại lịch sử cũng như người duyệt xét duyệt trên phần mềm Paradise HR. Nếu đọc và hiểu rõ các ý trong bài viết, bạn hoàn toàn có thể tự thao tác, hướng dẫn nhân viên thao tác . Nếu có thắc mắc hay câu hỏi nào, bạn vui lòng để lại bình luận phía bên dưới, mình sẽ phản hồi và đưa ra câu trả lời một cách nhanh nhất có thể.
Để tham khảo thêm thông tin về phần mềm Paradise HR, cũng như xem các bài viết hữu ích khác, mời bạn truy cập vào Công ty phần mềm Việt Tín để tìm hiểu rõ hơn nhé. Thân ái.
Quay về danh mục tổng: Hướng dẫn sử dụng phần mềm Paradise HR
làm thế nào để có thể thêm hàng loạt nhân viên nghỉ việc một cách nhanh chóng, có giải pháp nào tương tự. điền thông tin kiểu bảng dữ liêu excel hoặc nhâp danh sách