Hướng dẫn sao lưu dữ liệu (backup) hàng ngày trên Paradise HR

Việc sao lưu dữ liệu hàng ngày giúp đảm bảo thông tin nhân sự luôn được an toàn và dễ dàng khôi phục khi cần. Bài viết này Vietinsoft sẽ hướng dẫn bạn các bước để backup dữ liệu nhanh chóng và chính xác trên phần mềm nhân sự Paradise HR.

1. Vì sao cần sao lưu dữ liệu hàng ngày?

Việc sao lưu dữ liệu hàng ngày trên phần mềm quản lý nhân sư là một biện pháp bảo vệ quan trọng giúp hệ thống hoạt động liên tục và an toàn thông tin. Mọi dữ liệu nhân sự bao gồm thông tin các nhân, hợp đồng lao động, bảng lương, hồ sơ, báo cáo… tất cả đều là những thông tin nhạy cảm, cần được bảo mật tuyệt đối.

Lý do cần sao lưu dữ liệu hàng ngày trên phần mềm nhân sự:

Giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu

Sao lưu dữ liệu mỗi ngày sẽ giảm thiểu rủi ro mất thông tin do lỗi hệ thống, tấn công mạng, thao tác sai hoặc sự cố bất ngờ. Doanh nghiệp có thể mất toàn bộ dữ liệu nhân sự quan trọng nếu không có bản sao dự phòng.

Đảm bảo tính liên tục và phục hồi dữ liệu

Việc sao lưu định kỳ còn giúp doanh nghiệp dễ dàng khôi phục nhanh chóng, đảm bảo hoạt động tính lương, chấm công, quản lý nhân sự không bị gián đoạn. Khi có bản sao mới nhất, bộ phận nhân sự hoàn toàn có thể phục hồi dữ liệu chỉ trong vài phút, tránh gián đoạn công việc và tổn thất tài chính.

Tuân thủ pháp lý và đối soát thông tin

Ngoài ra, việc sao lưu dữ liệu hàng ngày cũng là một việc làm tuân thủ quy định pháp luật về bảo mật thông tin lao động, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp trong quá trình đối soát, kiểm toán hoặc giải quyết tranh chấp.

2. Hướng dẫn chi tiết các bước sao lưu dữ liệu trên phần mềm nhân sự Paradise

Dưới đây là các bước backup dữ liệu trên phần mềm Paradise HR

Bước 1: Tại giao diện chính của phần mềm nhân sự Paradise HR, chọn menu “Truy cập nhanh” rồi nhấn Ctrl F, tìm kiếm và mở Menu “Lên lịch Services”.

Bước 2: Tại ô tìm kiếm, gõ Backup để tìm chức năng Backup dữ liệu. 

Bước 3: Chọn BackupAndZipDatabase 

Bước 4: Cài đặt thời gian sao lưu cơ sở dữ liệu.

• Tại cột giờ, nhập thời gian mà bạn muốn hệ thống bắt đầu backup. Ví dụ: Nhập giá trị “5” thì hệ thống sẽ tiến hành backup vào lúc 5h.

• Tại cột kiểu chạy, chọn kiểu chạy mà bạn muốn, bao gồm: Theo ngày, Theo tuần, Theo Tháng, Theo Năm và Theo giờ.

Lưu ý: Đối với kiểu chạy theo giờ, giá trị của cột số giờ sẽ quy định khoảng thời gian giữa 2 lần chạy liên tiếp. Ví dụ: Cột giờ có giá trị là “3” thì cứ mỗi 3 tiếng hệ thống sẽ backup 1 lần.

Bước 5: Tích vào ô đang chạy để bật tính năng backup này lên.

Bước 6: Bấm lưu -> Đồng ý.

Xem thêm: Kiểm tra dữ liệu công hằng ngày, sai giờ công và cách xử lý trên phần mềm Paradise HRM

3. Cách tìm file backup dữ liệu trên Paradise HR

Sau khi hoàn tất việc sao lưu dữ liệu hàng ngày, bạn có thể dễ dàng xem hoặc tải lại file đã backup để lưu trữ và sử dụng khi cần. Dưới đây là hướng dẫn cách tìm và truy cập file sao lưu trên Paradise HR.

Bước 1: Quay về “Thư mục truy cập nhanh”.

Bước 2: Tìm kiếm và truy cập vào menu “Tham số hệ thống”.

Bước 3: Trên thanh Tìm kiếm trong menu tham số hệ thống, gõ “Backup”

Bước 4: Chọn BACKUP_LOCATION trong kết quả hiển thị. Đường dẫn trong cột mô tả chính là nơi lưu trữ file backup trên máy chủ của hệ thống.

Bước 5: Nhập thời gian bạn muốn hệ thống lưu file backup tên máy trong cột giá trị.

Bước 6: Bấm lưu -> Đồng ý.

Một số lưu ý khi backup dữ liệu nhân sự

Đây là một số lưu ý quan trọng khi thực hiện sao lưu (backup) dữ liệu trên phần mềm nhân sự Paradise HR hoặc bất cứ phần mềm HRM nào khác.

Tiến hành sao lưu thường xuyên

Theo khuyến nghị chung từ đội ngũ Vietinsoft, nên thực hiện sao lưu dữ liệu hàng ngày hoặc sau khi có những cập nhập quan trọng (như đã chốt công, tính lương, nhập hồ sơ nhân viên mới).

Kiểm tra loại hình sao lưu

Khi tiến hành sao lưu Database, đặc biệt là sao lưu Full (thường thực hiện trên SQL Server). Bạn cần tạo file sao lưu (.bak), đây là phần quan trọng của hệ thống, chứa toàn bộ thông tin nhân sự, chấm công và tính lương.

Lưu trữ nhiều phiên bản backup

Nên giữ lại ít nhất 3 phiên bản backup gần nhất (theo nguyên tắc 3-2-1: 3 bản – 2 nơi lưu – 1 bản ngoài hệ thống) để dễ dàng đối chiếu và phục hồi khi bị lỗi dữ liệu hoặc gặp các vấn đề phát sinh ngoài ý muốn.

Mã hóa và phân quyền truy cập

Các bản sao lưu cần được mã hóa và giới hạn quyền truy cập. Tức là chỉ cấp quyền cho quản trị viên hoặc người phụ trách IT nhằm đảm bảo tính bảo mật thông tin nhân sự.

Việc sao lưu dữ liệu thường xuyên giúp doanh nghiệp chủ động bảo vệ thông tin quan trọng và hạn chế tối đa rủi ro mất mát. Hãy duy trì thói quen backup hàng ngày để đảm bảo hệ thống của bạn luôn an toàn và ổn định.

Thông tin liên hệ

🏢 Địa chỉ: 08 Hoàng Minh Giám, Phường 9, Quận Phú Nhuận

🌐 Website: https://phanmemtinhluong.com/

🌐 Fanpage: https://www.facebook.com/PhanmemnhansuParadise

📩 Email: sales@phanmemtinhluong.com

📞 Số điện thoại: 0942 368 979

Nguyễn Minh Trí

Nguyễn Minh Trí – IT Manager với 10+ năm kinh nghiệm, chuyên triển khai và phát triển các phần mềm nhân sự tại Vietinsoft. Đã đồng hành cùng 500+ doanh nghiệp trong việc số hóa quy tình quản lý nhân sự, chấm công, tính lương.