Tổng hợp tất cả các thông tin về phần mềm zoom và cách sử dụng zoom. Hướng dẫn tạo tài khoản zoom. Cách tham gia vào lớp học online thông qua ứng dụng zoom. Công ty phần mềm Việt Tín sẽ giới thiệu cho các bạn hiểu về cách hoạt động của phần mềm zoom. Hướng dẫn cài đặt phần mềm zoom trên điện thoại, máy tính bảng hay trên máy tính laptop.

1. Giới thiệu về phần mềm zoom

Cũng như các bạn, tôi đã tự hỏi tại sao ứng dụng zoom đột nhiên trở nên vô cùng phổ biến??? Hội chứng zoom đã lan truyền và zoom hiện là ứng dụng miễn phí số một trên CH Play. Vì vậy chính xác thì điều gì đã xảy ra? Ứng dụng zoom là gì? Tất cả về các tính năng nâng cao của nó là gì và tại sao nó lại trở nên phổ biến ở Việt Nam. Vietinsoft Co., sẽ trả lời nhiều câu hỏi như vậy trong bài viết dưới đây.

Những năm trước đây, mọi người thường thích gặp trực tiếp khách hàng để trao đổi về công việc nhưng trong bối cảnh đại dịch Sars-cov-2 diễn biến phức tạp trên toàn thế giới thì các cuộc hợp trực tuyến ngày càng trở thành một nhu cầu cần thiết. Đồng thời, có nhiều trường học và tổ chức giáo dục đã bắt đầu sử dụng ứng dụng hội nghị truyền hình để kết nối ảo với học sinh của họ.

Zoom đã nổi lên như một trong những giải pháp phổ biến cho hội nghị truyền hình. Một trong những lý do đằng sau sự phổ biến của nó là hỗ trợ đa nền tảng. Tuy nhiên, zoom cũng cung cấp các tính năng như khả năng tham gia cuộc họp thông qua trình duyệt Web và chia sẻ màn hình của bạn với tối đa 100 người tham gia. Tất cả điều này làm cho nó trở thành một lựa chọn hấp dẫn so với những ứng dụng như Google Hangouts Meet và Microsoft Teams.

Vậy, các bạn nên bắt đầu như thế nào với zoom? Ở đây, chúng tôi đang cung cấp hướng dẫn từng bước về cách sử dụng ứng dụng zoom từ cơ bản đến nâng cao trên máy tính hoặc điện thoại để giúp mọi thứ dễ dàng hơn cho bạn. Bây giờ chúng ta hãy bắt đầu nhé!

2. Zoom là gì?

Zoom là một ứng dụng gọi điện video lý tưởng được nhiều trường học, tổ chức và doanh nghiệp sử dụng. Tên đầy đủ của ứng dụng này là zoom meeting. Các doanh nghiệp có thể tổ chức hội thảo, sự kiện hay talkshow sử dụng ứng dụng này để họp trực tuyến thông qua mạng internet. Điểm nhấn của zoom là đầy đủ các tính năng như chia sẻ nội dung màn hình trên máy tính, thuyết trình, chat,  trình chiếu slide, video call trực tuyến, lên lịch hội họp hoặc lịch học…

Zoom đã phát triển trên nền tảng điện thoại để tiện cho người dùng có thể sử dụng ở mọi lúc, mọi nơi rất tiện lợi. Zoom còn hỗ trợ miễn phí lên đến hàng trăm người tham gia cùng một lúc và thời gian kéo dài khoảng 40 phút. Vì vậy nắm vững cách sử dụng zoom sẽ trang bị cho bạn kiến thức để hòa nhập với môi trường internet hiện nay

3. Cách sử dụng zoom trên máy tính và điện thoại

Zoom được triển khai trên 5 nền tảng khác nhau: Android, IOS, Windows, MAC và WEB, cách sử dụng zoom trên các nên tảng này cũng tương tự nhau. Chỉ cần thành thạo trên 1 nên tảng thì bạn có thể dễ dàng sử dụng zoom trên nên tảng khác.

Nếu các bạn lo ngại về tính bảo mật và quan tâm về quyền riêng tư xung quanh ứng dụng zoom thì tốt nhất các bạn nên sử dụng zoom từ trình duyệt máy tính (Zoom Web Client). Tuy nhiên phiên bản web rất hạn chế và ít tính năng hơn so với các phiên bản còn lại.

Trong bài viết này, chúng chỉ hướng dẫn 2 phiên bản: Zoom cài trên máy tính PC và zoom dành cho điện thoại thông minh.

3.1 Tải zoom về máy tính và sử dụng

Các bạn tải xuống ứng dụng zoom trên máy tính của mình thông qua trình duyệt Google Chrome hoặc Firefox vào trang web httts://zoom.us để tải và cài đặt

Thao tác:

1. Đăng nhập vào trang web: https://zooom.us.

2. Vào mục Tài Liệu

3. Click chọn Tải xuống Zoom client

Thao tác:

Trong mục Zoom Client cho cuộc họp. Các bạn click vào nút Tải xuống để tải và cài đặt phiên bản mới nhất.

3.2 Cách tải zoom trên diện thoại và sử dụng

1 . Điện thoại Android

Các bạn vào cửa hàng Ch Play, tìm kiếm từ khóa “ZOOM Cloud Meetings” để tải về điện thoại

2. Tải zoom trên điện thoại IOS (Iphone) để sử dụng

Các bạn vào cửa hàng App Store, tìm kiếm từ khóa “ZOOM Cloud Meetings” để tải về điện thoại.

4. Hướng dẫn tạo tài khoản zoom

4.1 Tạo tài khoản zoom trên máy tính

Tài khoản zoom trên máy tính các bạn có thể sử dụng tài khoản này để đăng nhập zoom trên điện thoại Android, IOS để tham gia hội nghị, họp online, dạy và học trực tuyến.

1. Các bạn mở ứng dụng zoom đã được cài đặt trên máy tính, click vào Sign up để tiến hành đăng ký tài khoản.

2. Các ô trong mục xác nhận ngày tháng năm sinh, các bạn chọn đúng với thông tin cá nhân của mình để zoom xác nhận nhé. Sau đó nhấn vào nút Tiếp tục

Notes: Zoom là nền tảng hội họp, dạy học trực tuyến dành cho những người từ 16 tuổi trở lên. Do đó, những bạn dưới 16 tuổi không thể đăng ký được phần mềm này mà chỉ có thể nhờ giáo viên, người giám hộ… đăng ký hộ theo nhóm. 

3. Ở ô địa chỉ email, các bạn nhập thông tin email cá nhân. Sau đó click vào Đăng ký

4. Zoom sẽ gửi đường link đăng nhập vào trong hộp thư các nhân, các bạn mở email và click vào nút Kích Hoạt Tài Khoản

5. Giao diện chào mừng các bạn đã đến với ứng dụng zoom và các bạn nhập các thông tin cần thiết như: Họ tên, mật khẩu…để chính thức gia nhập chính thức vào thành viên zoom.

Notes:

– Nếu các bạn tạo tài khoản cho cả một nhóm thì chọn Yes, không thì các bạn chọn No

– Khi đặt mật khẩu các bạn bên đặt mật khẩu có tính bảo mật cao, theo quy định của zoom mật khẩu ít nhất 8 ký tự bao gồm chữ thường, chữ HOA, số và các ký tự đặc biệt.

6. Mời bạn bè cùng tham gia zoom, các bạn nhập 3 địa chỉ email khác nhau để mời nha

7. Sau cùng các bạn thêm một vài thao tác đơn giản theo yêu cầu của zoom. Vậy là các bạn đã đăng ký thành công và vào được tài khoản cá nhân của mình trên zoom

4.2 Tạo tài khoản zoom trên điện thoại android hoặc iphone

1. Sau khi cài đặt ứng dụng zoom trên điện thoại, các bạn mở ứng dụng zoom và chọn mục Đăng Ký

2. Các bạn kéo chọn ngày tháng năm sinh và click vào nút Xác Nhận. Cũng như hướng dẫn ở trên để đăng ký thành công tài khoản zoom thì các bạn phải đủ 16 tuổi trở lên.

3. Vào địa chỉ email mới đăng ký và zoom sẽ gửi 1 email đến hòm thư, các bạn kích hoạt tài khoản. Sau đó nhập thông tin mật khẩu tương như hướng dẫn trên máy tính.

4.  Mở lại ứng dụng Zoom và đăng nhập bằng tên email và mật khẩu vừa tạo

Lưu ý: Các bạn có thể tạo tài khoản nhanh thông qua các tài khoản SSO, Google hoặc Facebook các bạn đã sẵn có.

5. Các sử dụng zoom để chủ trì hoặc tham gia cuộc họp với zoom

1. Mở app zoom đã cài đặt trên máy tính hoặc điện thoại. Các bạn chọn Sign In để vào form đăng nhập

2. Nhập email và mật khẩu đã đăng ký trên ứng dụng zoom

– Home (Giao diện chính): bao gồm 4 chức năng

   + New Meeting: Khởi tạo phòng họp, lớp học trực tuyến

   + Join: Tham gia các phòng họp, lớp học khi bạn có ID Meeting được tạo bởi người khác

   + Schedule: Thiết lập lịch trình

   + Share Screen: Tính năng chia sẻ màn hình máy tính của bạn

– Chat: Hiện ra cửa sổ nhắn tin với chức năng trò chuyện nhóm

– Meetings: Hiển thị cửa sổ chức năng Hội họp

– Contacts: Quản lý danh bạ của bạn bè

5.1 Cách sử dụng zoom để tạo lớp học, phòng họp trực tuyến

Trang chủ Home / New Meeting

Ngay lập tức chế độ camera trên máy tính sẽ hiển thị khung cảnh xung quanh vị trí nơi bạn đang sử dụng phần mềm Zoom. Lúc này, màn hình sẽ hiện ra thông báo như sau:

– Join with computer audio: Tham gia Zoom bằng âm thanh máy tính
– Test speaker and microphone: Kiểm tra loa và micrô

Bạn có thể gửi đường link mời hoặc email mời tham gia phòng họp trực tuyến bằng 2 cách bằng tính năng Participants. Participants / bấm chọn mũi tên hướng lên / chọn Invite.

Cách 1:  Mời tham gia phòng họp qua Contacts

– Copy Invite Link: Copy URL của phòng họp và gửi cho người tham gia. Người được nhận được link mời tham gia chỉ cần click vào đường link mà không cần thông qua tính năng JOIN của zoom. Cách sử dụng zoom rất là tiện lợi phải không các bạn

– Copy Invite: Copy đường dẫn (bao gồm ID và mật khẩu) của phòng họp và gửi cho người tham gia. Người được nhận được link mời tham gia chỉ cần click vào đường link mà không cần thông qua tính năng JOIN của zoom.

Cách 2:  Mời tham gia phòng họp qua Email

Nếu bạn có danh sách email các thành viên sẽ tham gia lớp học thì dùng cách này vô cùng tiện lợi và nhanh chống.

Bạn chọn gửi theo email mặc định, gmail hoặc yahoo mail và nhập danh sách địa chỉ email của người tham gia.

Nội dung email được gửi đến bao gồm link tham gia phòng hợp và ID – Mật khẩu.

5.2 Cách sử dụng zoom để tham gia lớp học, phòng họp online

Cách 1: Tham gia bằng đường link

– Click vào đường dẫn được gửi mời tham gia hội thảo trực tuyến. Ví dụ: https://us02web.zoom.us/j/81496988558?pwd=TlZpTlU5RjZtRGxYclV5QjJrMnJrdz09

Màn hình sẽ hiển thị hộp thoại mở Zoom Meetings, bạn ấn chọn “mở Zoom meeting” để tham gia vào phòng họp.

– Màn hình hiển thị loại audio bạn muốn tham gia, ấn chọn “Join with computer audio” và bắt đầu tham gia vào phòng họp trực tuyến. Cách sử dụng zoom này không có gì phức tạp và ai cũng có thể làm được

Cách 2: Tham Gia Lớp Học Từ Tính Năng “Join” Trên Trang Chủ Của Zoom

– Các bạn mở phần mềm ứng dụng zoom trên máy tính hoặc điện thoại.

Vào Home / Join / Nhấp vào Tham gia cuộc họp

Tham gia cuộc họp / Nhập ID meeting (được gửi trong email) / Tên người tham gia / Click nút Tham Gia

Nhập Mật khẩu (Gửi kèm ID meeting)

Sau khi nhập ID và mật khẩu thành công, bạn chỉ đợi người tổ chức cuộc họp chấp nhận là có thể vào tham gia được rồi nhé.

6. Cách sử dụng zoom thế nào để giữ an toàn khi các vị khách không mời làm gián đoạn khi họp qua zoom

Các cách sử dụng zoom chúng tôi vừa chia sẻ với các bạn về việc thiết lập để sắp xếp một cuộc họp trực tuyến, các bạn có thể tham gia cuộc họp zoom với rất nhiều thành viên nhưng vì tính phổ biến của zoom cũng đã thu hút rất nhiều thành viên cố tình vào phòng họp hoặc lo ngại việc bị thu thập thông tin cá nhân.

Vì vậy thuật ngữ Zoombombing là một loại quấy rối mạng, trong đó một cá nhân hoặc một nhóm người dùng không mong muốn, có nghĩa là khi một người không được mời tham gia cuộc họp hội nghị của bạn và sử dụng tính năng chia sẻ màn hình để làm gián đoạn cuộc gọi. Những người này tham gia để phá cuộc họp của bạn và hiển thị hình ảnh khiêu dâm là một vấn đề mà nhiều người gặp phải.

Tuy nhiên, để tránh những trường hợp như vậy, bạn cần đảm bảo rằng bạn không chia sẻ ID cuộc họp của mình ở nơi công cộng, chẳng hạn như thông qua các bài đăng trên mạng xã hội nơi mọi người có thể nhìn thấy nó chỉ chia sẻ ID cuộc họp của bạn với những người cần tham gia cuộc họp zoom của bạn sau đó. Cách làm làm giảm những thành viên không mong muốn vòa trong lớp của bạn học online

Hãy làm theo các bước sau nếu bạn đang sử dụng tính năng zoom trên:

6.1 Cách sử dụng zoom trên điện thoại iphone

Khi bạn bắt đầu cuộc họp trên ứng dụng zoom, hãy nhấn vào “More” trong thanh điều hướng, sau đó nhấn “Meeting setting”. Tìm tùy chọn “ Allow Participants to share” và tắt tùy chọn này. Điều đó sẽ ngăn tất cả những người tham gia chia sẻ màn hình, ảnh và nội dung khác của họ ngoài chính bạn. Bạn có thể bật lại khi cần.

6.2 Cách sử dụng zoom trên điện thoại Android

Khi bạn bắt đầu cuộc họp trên ứng dụng zoom, hãy nhấn vào “More” trong thanh điều hướng, sau đó nhấn “Meeting setting”. Tìm tùy chọn “Lock share” và tắt tùy chọn này. Điều đó sẽ ngăn tất cả những người tham gia chia sẻ màn hình, ảnh và nội dung khác của họ ngoài chính bạn. Bạn có thể bật lại khi cần. Cách sử dụng zoom này khác thú vị phải không nào!

6.3 Cách sử dụng zoom trên máy tính hoặc web

Nếu bạn đang sử dụng tính năng zoom trên web hoặc thông qua ứng dụng trên máy tính của bạn thì khi bắt đầu cuộc họp các bạn mở mở “Share screen” tùy chọn “Advanced Sharing Options…” và mục “Who can share?”, nhấp chọn “Only Host”

7. Cách sử dụng zoom để chia sẻ màn hình

Một trong những trình chuyển đổi đó là chia sẻ màn hình Share screen, nếu bạn đang sử dụng ứng dụng trên máy tính thì bạn chỉ cần nhấp vào chia sẻ màn hình Share screen hiển thị ở thanh dưới cùng của cửa sổ cuộc họp. Bạn làm theo hướng đẫn bên dưới để biết Cách sử dụng zoom để chia sẻ màn hình nhé

Bây giờ bạn sẽ nhận được các tùy chọn khác nhau:

1. Tùy chọn cơ bản: Bạn sẽ có thể chia sẻ hoàn chỉnh màn hình máy tính để bàn hoặc thậm chí bạn có thể chọn một ứng dụng riêng lẻ.

2. Tùy chọn nâng cao hoặc share file: Bạn chia sẻ chỉ một phần của màn hình hoặc một số âm thanh nhất định đang phát trên máy tính ngay bây giờ.

8. Các sử dụng zoom để ghi âm cuộc họp

Ngoài việc chia sẻ màn hình nếu bạn đang sử dụng ứng dụng zoom trên máy tính thì bạn cũng có khả năng ghi lại các cuộc họp của mình. Tính năng này không hoạt động trên trình duyệt web hoặc điện thoại thông minh chỉ hỗ trợ trên máy tính windows và MAC.

Vì vậy để bắt đầu ghi lại các cuộc họp zoom qua máy tính, bạn chỉ cần nhấp vào nút “Record ”và ứng dụng sẽ ngay lập tức bắt đầu ghi âm thanh và video của bạn sau khi cuộc họp kết thúc. File ghi âm theo định dạng .mp4 sẽ tự động được lưu trữ trong máy tính.

9. Các tính năng nâng cao của ứng dụng zoom

Một câu hỏi luôn đặt ra là làm cách nào để bạn đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra suôn sẻ nhất có thể? Giả sử bạn đang tổ chức một cuộc họp với hàng trăm người tham gia hoặc bạn có thể làm gì để tránh hỗn loạn? Với các tính năng nâng cao trong zoom sẽ hỗ trợ bạn có thể đạt được điều đó nếu bạn đang tổ chức một cuộc họp từ ứng dụng zoom.

9.1 Cách sử dụng zoom khóa cuộc họp để ngăn người khác tham gia

Bạn có thể bật khóa cuộc họp cũng như tắt tiếng đối với những người tham gia đang tham gia. Tất cả mọi thanh viên bạn đều có thể ngăn mọi người đổi tên cuộc họp hoặc chia sẻ những điều trong cuộc họp.

9.2 Thiết lập quyền cá nhân cho từng người tham gia

Ngoài những thiết lập từ cửa sổ chính cuộc họp zoom, bạn có thể chọn người tham gia và đặt quyền cá nhân cho mọi người tham gia. Tuy nhiên có một vài tính năng chỉ hỗ trợ trên máy tính PC mà bạn không thể thấy trên ứng dụng điện thoại thông minh.  

Các bạn có thể truy cập thêm nhiều tiện ích ở góc dưới cùng bên phải, Tùy chọn cho phép người tham gia tự bật tiếng nếu bạn bỏ chọn tùy chọn này và không ai trong số người tham gia có thể tự bật tiếng khi họ bị tắt tiếng, điều đó có nghĩa là bạn sẽ có toàn quyền kiểm soát người nói khi tham gia cuộc họp ngoài ra. Bạn cũng có thể chuyển đến tab cuộc họp và tắt tiếng tất cả những người tham gia cùng một.

10. Zoom hoàn toàn miễn phí?

Sau khi tìm hiểu các tính năng của zoom và cách sử dụng nó. Bây giờ hãy kiểm tra xem tất cả các gói được cung cấp nếu bạn muốn đăng ký trả phí.

– Gói Cơ Bản (Cuộc họp cá nhân) hoàn toàn miễn phí cho phép tối đa 100 người tham gia và giới hạn 40 phút cho các cuộc họp. Không giới hạn số cuộc gọi 1:1 với thời gian cho mỗi cuộc họp là 30 giờ.

– Gói Chuyên Nghiệp (Lý thưởng cho các nhóm nhỏ) có giá mười $15.00 khoảng 345,000 VND cho một tháng trong gói này. Bạn nhận được tất cả các tính năng cơ bản cho tối đa 100 người tham gia và giới hạn thời lượng cuộc họp là 24 giờ.

– Gói Kinh Doanh: Tiếp theo là mức giá zoom đưa ra được định giá ở mức $20.00 khoảng 460,000 VND mỗi tháng và điều này bao gồm tối đa 300 người tham gia và không giới hạn thời gian về thời lượng cuộc họp.

– Gói Enterprise: Cuối cùng là gói doanh nghiệp lớn cũng có giá $20.00 nhưng gói này có thể bao gồm lên đến hàng nghìn người tham gia.

11. Những cáo buộc và lo ngại về quyền riêng tư khi sử dụng zoom

Đó là tất cả mọi thứ bạn cần biết về zoom và cách sử dụng zoom nhưng câu hỏi lớn là bạn có nên sử dụng tính năng zoom hay không?

Một nhân viên phụ trách về truyền thông của Zoom đã xác nhận Zoom duy trì một black list các tên miền và zoom thường xuyên chủ động xác định các tên miền sẽ được thêm vào. Zoom cũng hướng đến một trang web support nơi người dùng có thể yêu cầu đưa tên miền vào danh sách đen. Zoom không nhóm tên miền được sử dụng công khai bao gồm hotmail, yahoo, gmail…

Tuy nhiên, Zoom Co., cũng đã bị cáo buộc làm rò rỉ địa chỉ email của ít nhất hàng nghìn thành viên tham gia zoom. Vấn đề nằm trong cài đặt thư mục tự động thêm những người khác vào danh sách liên hệ của người dùng nếu họ đăng ký bằng địa chỉ email chia sẻ chủ đề. Riêng ứng dụng zoom dành cho iOS đã được cập nhật vào tháng 04/2020 sau khi phát hiện ứng dụng gửi dữ liệu đến Facebook ngay cả khi bạn không có tài khoản Facebook vào thời điểm hiện tại.

Theo đánh giá hiện tại của chúng tôi zoom vẫn là ứng dụng họp trực tuyến an toàn và đảm bảo thông tin của các bạn không bị đánh cắp. Công ty phần mềm Việt Tín cũng thường xuyên sử dụng zoom để triển khai phần mềm chấm công hay phần mềm tính lương cho các khách hàng ở xa của mình.

Rõ ràng là mặc dù zoom là rất tốt cho các cuộc gọi điện video cho nhóm, hội họp nhưng có một số lo ngại về quyền riêng tư. Vì vậy, theo lời khuyên thật tình của chúng tôi nếu bạn phải sử dụng tính năng zoom cho các cuộc gọi hội nghị truyền hình, dạy học trực tuyến…bạn nên sử dụng trình duyệt web trên zoom và tránh dùng ứng dụng cài đặt trên máy tính hoặc điện thoại nhiều nhất có thể.

Sau tất cả, nếu các bạn cảm nhận bài viết này hữu ích thì comment bên dưới nhé.