Quản lý đăng ký tăng ca và quy trình xử lý trên Cổng thông tin nhân sự phần mềm Paradise HRM

Chào mọi người :3 . Rất vui khi mọi người đọc bài viết này. Khi bạn tìm và vào tới đây, chắc hẳn bạn có mong muốn tìm hiểu về Paradise HR nói chung và chức năng “Quản lý đăng ký tăng ca” nói riêng đúng không nào :3. Vậy mời bạn cùng mình đi từng bước một để hoàn thành quy trình trừ “Đăng ký tăng ca”, đơn đã soạn đăng ký sẽ nằm trong “Lịch sử đăng ký tăng ca” và được xét duyệt trong “Duyệt đơn xin tăng ca” nhé.

I) Thiết lập người duyệt tăng ca

Trước khi nhân viên có thể đăng ký tăng ca, việc cần làm đầu tiên đó là thiết lập người duyệt tăng ca cho từng phòng ban, bộ phận, tổ.

Để truy cập được, đầu tiên bạn phải được phân quyền thao tác trên menu này trước đã. Sau đó thì cũng như các thao tác quen thuộc trước đây, ta nhấn tổ hợp phím CTRL + F để mở cửa sổ tìm kiếm, nhấn tiếp cụm “thiet lap nguoi duyet tang ca”, menu “Thiết lập người duyệt tăng ca” sẽ hiển thị trong danh sách kết quả tìm kiếm trả về. Nhấn đúp chuột để mở.

Zalo ScreenShot 5 11 2021 19305
Menu “Thiết lập người duyệt tăng ca” trong danh sách tìm kiếm trở về.
Zalo ScreenShot 5 11 2021 115994
Menu “Thiết lập người duyệt tăng ca”

Các trường và vai trò của chúng:

STTTên trườngVai trò
1Phòng banChỉ định người duyệt OT theo phòng ban
2Bộ phậnChỉ định người duyệt cho bộ phận thuộc phòng ban
3Chức vụ đăng kýNghĩa là nhân viên có chức danh thuộc bộ phận sẽ do dòng dữ liệu này định danh người duyệt.
4Người duyệt 1Là người duyệt đầu tiên cho đơn
5Người ủy quyền 1Trong trường hợp người duyệt 1 vắng mặt đột xuất, không thể duyệt đơn thì ai sẽ là người thế vào để duyệt, thiết lập tại đây.
6Người duyệt 2Là người duyệt thứ 2 của đơn
7Người ủy quyền 2Trong trường hợp người duyệt 2 vắng mặt đột xuất, không thể duyệt đơn thì ai sẽ là người thế vào để duyệt, thiết lập tại đây.
8Ghi chú (*)Nếu cần ghi chú gì thêm, bạn có thể ghi tại đây
9Đã chỉnh sửaLưu lại trạng thái đã chỉnh sửa cho dòng thiết lập

Các bạn hoàn toàn có thể thêm, cập nhật hay chỉnh sửa, xóa các thông tin thiết lập.

II) Đăng ký tăng ca

Để đi đến menu “Đăng ký tăng ca”, ta chọn vào module lớn “Cổng thông tin nhân sự”. Sẽ thấy toàn bộ các menu thuộc phần “Đăng ký tăng ca” tại đây. Nhấp đúp chuột vào menu “Đăng ký tăng ca” để mở.

đăng ký tăng ca
Zalo ScreenShot 4 11 2021 417298

Các thành phần và trường dữ liệu chính :

STTTên thành phầnMô tả
1Thông tin nhân viênBao gồm 2 trường : mã nhân viên, tên nhân viên của tài khoản đang đăng nhập đăng ký tăng ca
2Thông tin đăng kýBao gồm các trường :
+ Hình thức trả
+ Từ ngày : Ngày bắt đầu tăng ca
+ Tới ngày : Ngày kết thúc tăng ca
+ Từ giờ : Giờ bắt đầu tăng ca trong ngày
+ Tới giờ : Giờ kết thúc tăng ca trong ngày
+ Ghi chú ghi đăng ký tăng ca
=> Sau khi thông tin đầy đủ, thông tin chi tiết tăng ca sẽ hiển thị ngay bên dưới.
3Xét duyệtBao gồm
+ Người duyệt 1 : là người duyệt đơn đầu tiên
+ Người duyệt 2 : là người duyệt thứ hai.
Có thể cấu hình nhiều hơn 2 người duyệt, khi đó ta cần liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của phần mềm Paradise HR để giúp bạn tùy chỉnh nhé.
+ Trạng thái : Là trạng thái của đơn. Danh sách trạng thái tham khảo bảng bên dưới.
+ Ghi chú của người duyệt : Người duyệt cần lưu ý gì đối với người làm đơn hoặc người duyệt kế tiếp thì có thể ghi chú tại đây.
4Cụm các nút thao tác Ta có 4 nút thao tác :
+ Nút Lưu : lưu lại đơn tăng ca vừa soạn thảo.
+ Nút Hủy : hủy đơn tăng ca
+ Nút Đăng ký : đăng ký đơn tăng ca đã soạn thảo
+ Nút Undo : phục hồi lại dòng chi tiết tăng ca vừa xóa.
5Phần dữ liệu hiển thị bên phảiThông tin đơn đăng ký theo hàng ngang

Các thông tin đăng ký tăng ca cho đơn:

STTTên trườngDữ liệu
1Mã nhân viên000080
2Tên nhân viênVõ Hà Lực
3Hình thức trảTính lương
4Từ ngày09/11/2021
5Tới ngày09/11/2021
6Từ giờ18:00:00
7Tới giờ20:00:00
Approve_StatusDescriptionDescriptionEN
0Nháp Draft
1Đang chờ duyệtSubmited
2Đã duyệtApproved
3Từ chốiRejected
4Hủy thành côngCanceled
5Xin hủy đăng kýSubmitted to cancel register
Danh sách trạng thái của “Đơn xin công tác”

Tiến hàng đăng ký đơn tăng ca đã soạn thảo, ta nhấn nút Đăng ký.

Zalo ScreenShot 5 11 2021 230467
Phần mềm sẽ hỏi xác nhận đăng ký tăng ca, nhấn “Đồng ý”

Phần mềm báo đã gửi xét duyệt, nhấn “Xác nhận”.

Zalo ScreenShot 5 11 2021 232586
Zalo ScreenShot 5 11 2021 233724
Đăng ký tăng ca thành công, trạng thái đơn chuyển thành “Đang chờ duyệt”

II) Xem lịch sử đăng ký tăng ca

Zalo ScreenShot 5 11 2021 411673
Giao diện Lịch sử đăng ký tăng ca

Bộ lọc cung cấp cho ta lọc theo từ ngày, tới ngày, muốn bộ lọc có tác dụng, ta phải tích chọn “Sử dụng bộ lọc”. Nếu không tích tùy chọn này, sẽ hiển thị tất cả các đơn tăng ca đã đăng ký.

III) Duyệt đơn xin tăng ca

Sau khi nhân viên đăng ký tăng ca, đơn sẽ được gửi xét duyệt. Theo thông tin người duyệt, thì người duyệt đầu tiên là nhân viên mã 000071 – Nguyễn Thanh Hải. Ta đăng nhập tài khoản của nhân viên này để duyệt đơn.

Ta tiến hành truy cập “Cổng thông tin nhân sự”, nhấn đúp chuột để mở menu “Duyệt đơn xin tăng ca”. Giao diện menu như hình bên dưới.

Zalo ScreenShot 5 11 2021 850395
Giao diện menu Duyệt đơn đăng ký tăng ca

Phần bên trái gồm các thông tin chi tiết về đơn tăng ca, khu vực duyệt và ghi chú của người duyệt. Phần bên phải dùng để hiển thị danh sách các đơn đăng ký tăng ca mà người duyệt cần xem để xét duyệt cho người lao động. Bao gồm bộ lọc theo từ ngày đến ngày, 2 tích chọn là “Sử dụng bộ lọc” và “Xem tất cả”. Còn có thể tìm kiếm tùy theo nhu cầu của người duyệt.

Ta tiến hành thêm ghi chú “Duyệt đăng ký tăng ca”, không bắt buộc. Sau đó nhấn duyệt.

Zalo ScreenShot 8 11 2021 055560
Zalo ScreenShot 8 11 2021 10264
Zalo ScreenShot 8 11 2021 11760
Zalo ScreenShot 8 11 2021 1265

Sau khi duyệt thành công đơn sẽ chuyển đến cho người duyệt kế tiếp. Sẽ có email gửi tới cho nhân viên để thông báo đã đăng ký tăng ca thành công.

Vậy là mình đã trình bày quá trình đăng ký tăng ca để mọi người hiểu và nắm được luồng đi rồi nhé.

Trên đây đã trình bày về cách đăng ký, theo dõi lịch sử, xét duyệt tăng ca trên phần mềm Paradise HR. Các thành phần chính trên đều được hình thành từ nhu cầu thực tế của các khách hàng của phần mềm Paradise HR, vì thế rất thực tiễn và có thể áp dụng ngay, khách hàng có thể yêu cầu thêm các phần cụ thể, để bên mình có thể phân tích và gửi báo giá cụ thể nhé . Nếu có thắc mắc hay câu hỏi nào, bạn vui lòng để lại bình luận phía bên dưới, mình sẽ phản hồi và đưa ra câu trả lời một cách nhanh nhất có thể.

Để tham khảo thêm thông tin về phần mềm Paradise HR, cũng như xem các bài viết hữu ích khác, mời bạn truy cập vào Công ty phần mềm Việt Tín để tìm hiểu rõ hơn nhé. Thân ái.

Leave a Comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.