Chào mọi người :3 . Rất vui khi mọi người đọc bài viết này. Khi bạn tìm và vào tới đây, chắc hẳn bạn có mong muốn tìm hiểu về Paradise HR nói chung và chức năng “Quản lý đăng ký tăng ca” nói riêng đúng không nào :3. Vậy mời bạn cùng mình đi từng bước một để hoàn thành quy trình trừ “Đăng ký tăng ca”, đơn đã soạn đăng ký sẽ nằm trong “Lịch sử đăng ký tăng ca” và được xét duyệt trong “Duyệt đơn xin tăng ca” nhé.
I) Thiết lập người duyệt tăng ca
Trước khi nhân viên có thể đăng ký tăng ca, việc cần làm đầu tiên đó là thiết lập người duyệt tăng ca cho từng phòng ban, bộ phận, tổ.
Để truy cập được, đầu tiên bạn phải được phân quyền thao tác trên menu này trước đã. Sau đó thì cũng như các thao tác quen thuộc trước đây, ta nhấn tổ hợp phím CTRL + F để mở cửa sổ tìm kiếm, nhấn tiếp cụm “thiet lap nguoi duyet tang ca”, menu “Thiết lập người duyệt tăng ca” sẽ hiển thị trong danh sách kết quả tìm kiếm trả về. Nhấn đúp chuột để mở.
Các trường và vai trò của chúng:
| STT | Tên trường | Vai trò |
| 1 | Phòng ban | Chỉ định người duyệt OT theo phòng ban |
| 2 | Bộ phận | Chỉ định người duyệt cho bộ phận thuộc phòng ban |
| 3 | Chức vụ đăng ký | Nghĩa là nhân viên có chức danh thuộc bộ phận sẽ do dòng dữ liệu này định danh người duyệt. |
| 4 | Người duyệt 1 | Là người duyệt đầu tiên cho đơn |
| 5 | Người ủy quyền 1 | Trong trường hợp người duyệt 1 vắng mặt đột xuất, không thể duyệt đơn thì ai sẽ là người thế vào để duyệt, thiết lập tại đây. |
| 6 | Người duyệt 2 | Là người duyệt thứ 2 của đơn |
| 7 | Người ủy quyền 2 | Trong trường hợp người duyệt 2 vắng mặt đột xuất, không thể duyệt đơn thì ai sẽ là người thế vào để duyệt, thiết lập tại đây. |
| 8 | Ghi chú (*) | Nếu cần ghi chú gì thêm, bạn có thể ghi tại đây |
| 9 | Đã chỉnh sửa | Lưu lại trạng thái đã chỉnh sửa cho dòng thiết lập |
Các bạn hoàn toàn có thể thêm, cập nhật hay chỉnh sửa, xóa các thông tin thiết lập.
II) Đăng ký tăng ca
Để đi đến menu “Đăng ký tăng ca”, ta chọn vào module lớn “Cổng thông tin nhân sự”. Sẽ thấy toàn bộ các menu thuộc phần “Đăng ký tăng ca” tại đây. Nhấp đúp chuột vào menu “Đăng ký tăng ca” để mở.
Các thành phần và trường dữ liệu chính :
| STT | Tên thành phần | Mô tả |
| 1 | Thông tin nhân viên | Bao gồm 2 trường : mã nhân viên, tên nhân viên của tài khoản đang đăng nhập đăng ký tăng ca |
| 2 | Thông tin đăng ký | Bao gồm các trường : + Hình thức trả + Từ ngày : Ngày bắt đầu tăng ca + Tới ngày : Ngày kết thúc tăng ca + Từ giờ : Giờ bắt đầu tăng ca trong ngày + Tới giờ : Giờ kết thúc tăng ca trong ngày + Ghi chú ghi đăng ký tăng ca => Sau khi thông tin đầy đủ, thông tin chi tiết tăng ca sẽ hiển thị ngay bên dưới. |
| 3 | Xét duyệt | Bao gồm + Người duyệt 1 : là người duyệt đơn đầu tiên + Người duyệt 2 : là người duyệt thứ hai. Có thể cấu hình nhiều hơn 2 người duyệt, khi đó ta cần liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của phần mềm Paradise HR để giúp bạn tùy chỉnh nhé. + Trạng thái : Là trạng thái của đơn. Danh sách trạng thái tham khảo bảng bên dưới. + Ghi chú của người duyệt : Người duyệt cần lưu ý gì đối với người làm đơn hoặc người duyệt kế tiếp thì có thể ghi chú tại đây. |
| 4 | Cụm các nút thao tác | Ta có 4 nút thao tác : + Nút Lưu : lưu lại đơn tăng ca vừa soạn thảo. + Nút Hủy : hủy đơn tăng ca + Nút Đăng ký : đăng ký đơn tăng ca đã soạn thảo + Nút Undo : phục hồi lại dòng chi tiết tăng ca vừa xóa. |
| 5 | Phần dữ liệu hiển thị bên phải | Thông tin đơn đăng ký theo hàng ngang |
Các thông tin đăng ký tăng ca cho đơn:
| STT | Tên trường | Dữ liệu |
| 1 | Mã nhân viên | 000080 |
| 2 | Tên nhân viên | Võ Hà Lực |
| 3 | Hình thức trả | Tính lương |
| 4 | Từ ngày | 09/11/2021 |
| 5 | Tới ngày | 09/11/2021 |
| 6 | Từ giờ | 18:00:00 |
| 7 | Tới giờ | 20:00:00 |
| Approve_Status | Description | DescriptionEN |
| 0 | Nháp | Draft |
| 1 | Đang chờ duyệt | Submited |
| 2 | Đã duyệt | Approved |
| 3 | Từ chối | Rejected |
| 4 | Hủy thành công | Canceled |
| 5 | Xin hủy đăng ký | Submitted to cancel register |
Tiến hàng đăng ký đơn tăng ca đã soạn thảo, ta nhấn nút Đăng ký.
Phần mềm báo đã gửi xét duyệt, nhấn “Xác nhận”.
II) Xem lịch sử đăng ký tăng ca
Bộ lọc cung cấp cho ta lọc theo từ ngày, tới ngày, muốn bộ lọc có tác dụng, ta phải tích chọn “Sử dụng bộ lọc”. Nếu không tích tùy chọn này, sẽ hiển thị tất cả các đơn tăng ca đã đăng ký.
III) Duyệt đơn xin tăng ca
Sau khi nhân viên đăng ký tăng ca, đơn sẽ được gửi xét duyệt. Theo thông tin người duyệt, thì người duyệt đầu tiên là nhân viên mã 000071 – Nguyễn Thanh Hải. Ta đăng nhập tài khoản của nhân viên này để duyệt đơn.
Ta tiến hành truy cập “Cổng thông tin nhân sự”, nhấn đúp chuột để mở menu “Duyệt đơn xin tăng ca”. Giao diện menu như hình bên dưới.
Phần bên trái gồm các thông tin chi tiết về đơn tăng ca, khu vực duyệt và ghi chú của người duyệt. Phần bên phải dùng để hiển thị danh sách các đơn đăng ký tăng ca mà người duyệt cần xem để xét duyệt cho người lao động. Bao gồm bộ lọc theo từ ngày đến ngày, 2 tích chọn là “Sử dụng bộ lọc” và “Xem tất cả”. Còn có thể tìm kiếm tùy theo nhu cầu của người duyệt.
Ta tiến hành thêm ghi chú “Duyệt đăng ký tăng ca”, không bắt buộc. Sau đó nhấn duyệt.
Sau khi duyệt thành công đơn sẽ chuyển đến cho người duyệt kế tiếp. Sẽ có email gửi tới cho nhân viên để thông báo đã đăng ký tăng ca thành công.
Vậy là mình đã trình bày quá trình đăng ký tăng ca để mọi người hiểu và nắm được luồng đi rồi nhé.
Trên đây đã trình bày về cách đăng ký, theo dõi lịch sử, xét duyệt tăng ca trên phần mềm Paradise HR. Các thành phần chính trên đều được hình thành từ nhu cầu thực tế của các khách hàng của phần mềm Paradise HR, vì thế rất thực tiễn và có thể áp dụng ngay, khách hàng có thể yêu cầu thêm các phần cụ thể, để bên mình có thể phân tích và gửi báo giá cụ thể nhé . Nếu có thắc mắc hay câu hỏi nào, bạn vui lòng để lại bình luận phía bên dưới, mình sẽ phản hồi và đưa ra câu trả lời một cách nhanh nhất có thể.
Để tham khảo thêm thông tin về phần mềm Paradise HR, cũng như xem các bài viết hữu ích khác, mời bạn truy cập vào Công ty phần mềm Việt Tín để tìm hiểu rõ hơn nhé. Thân ái.