Để nhập hồ sơ nhân viên trên phần mềm Paradise HRM bạn làm các bước như sau :
- Đầu tiên: Mở quản trị nhân sự ( Tổng hợp các chức năng liên quan đến hồ sơ – thông tin nhân viên ).
- Tiếp theo: Vào hồ sơ nhân viên ( Quản lý thông tin công việc – cá nhân của nhân viên ).
1. Thông tin công ty.
Bước 1: Nhấn vào thêm mới.
Bước 2: Lần lượt thao tác nhập các thông tin của nhân viên (nếu có). Ngoại trừ những thông tin bắt buộc phần mềm sẽ báo đỏ để yêu cầu nhập đầy đủ.
Tại bước nhập thông tin lưu ý các nội dung như: Loại nhân viên, Văn phòng, Phòng ban, Bộ phận, Chức danh đều có ngày hiệu lực đi kèm. Ngày hiệu lực chính là ngày mà thông tin đó chính thức áp dụng.
VD: Nhân viên Lê Minh A vào làm tại phòng ban Kỹ thuật – công nghệ bắt đầu từ ngày 01/08/2021
Sau đó ngày 01/11/2021 Lê Minh A chính thức thuyên chuyển sang phòng ban HR & Admin. Vào hồ sơ của nhân viên thay đổi lại phòng ban và ngày hiệu lực của thuyên chuyển.
2. Trạng thái làm việc.
Mặc định nhân viên Làm việc bình thường.
VD 1: Trong quá trình làm việc nhân viên có Nghỉ Thai Sản. Cần thay đổi lại thông tin trạng thái làm việc và khoản thời gian nghỉ để phần mềm nhận dạng xử lý công – lương của nhân viên. Cần nhập đầy đủ khoản thời gian nghỉ cụ thể (Ngày thay đổi – Đến ngày).
VD 2: Nhân viên kết thúc công việc ( Đã Nghỉ Việc ) tại công ty. Cần thay đổi lại trạng thái làm việc và điều chỉnh ngày thay đổi ( Ngày chính thức nghỉ việc ).
3. Chấm công, kiểm soát truy cập.
Cần khai báo thông tin mã chấm công để có sự liên kết giữa phần mềm và máy chấm công. Nhầm mục đích phần mềm sẽ tự động tải dữ liệu công hằng ngày của nhân viên về phần mềm thông qua thông tin đã nhập.
Trường hợp: Nhân viên thuộc nhóm quản lý cấp cao, hoặc lý do khác. Nhân viên sẽ không phải chấm công hằng ngày và luôn luôn đủ công chuẩn của tháng, nếu có nghỉ phép sẽ khai báo trừ công sau. Khi đó cần khai báo tại mục Tùy chọn chấm công.
4. Các thông tin cá nhân khác.
Lần lượt di chuyển sang các thông tin như: cá nhân, học vấn, bảo hiểm, … để bổ sung thêm (nếu có).
Bước 3: Lưu thông tin và cập nhật.
Sau khi thêm mới hồ sơ hoặc thay đổi thông tin của nhân viên. Lúc đó cần nhấn Lưu để xác nhận cập nhật thông tin vào phần mềm.
Quay về danh mục tổng: Hướng dẫn sử dụng phần mềm Paradise HR