Trong thời đại số hóa ngày càng phát triển. Việc sử dụng hợp đồng lao động điện tử đã trở nên cực kỳ quan trọng. Bài viết này sẽ trình bày về tầm quan trọng của việc sử dụng chữ ký số. Trong việc ký hợp đồng lao động. Cùng với các lợi ích, khung pháp lý, cách thức sử dụng ParadiseHR. Để ký hợp đồng lao động điện tử

Chữ ký số là gì?

Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử. Tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng. Người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác. Tham khảo”chu-ky-so“

Chữ ký số có tác dụng tương đương với chữ ký tay cá nhân. Thường được sử dụng để xác thực danh tính cá nhân. Thông qua các trường hợp: Ký các văn bản hoặc tài liệu điện tử như hợp đồng, hóa đơn… Sử dụng trong các giao dịch trực tuyến. Như kê khai giao dịch cá nhân, giao dịch qua mobile banking hoặc giao dịch chứng khoán…

Hợp đồng lao động điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên cùng thỏa thuận về việc xác lập. Thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ gửi đi và nhận lại. Đồng thời hợp đòng điện tư được lưu trữ trên các phương tiện lưu trữ điện tử. Như công nghệ điện tử, kỹ thuật số hay quang học cùng các phương tiện lưu trữ điện tử khác. Chi tiết tạ cổng thông tin hop-dong-dien-tu

Lợi ích khi sử dụng “Ký số Hợp đồng lao động trong phần mềm nhân sự”

Với việc sử dụng ký số các bên có thể ký hợp đồng từ bất kỳ đâu. Loại bỏ yếu tố khó khăn về thời gian, không gian để hoàn tất thỏa thuận hoặc ký hợp đồng. Khả năng ký hợp đồng trực tuyến cho phép các bên ký hợp đồng từ mọi nơi trên thế giới . Hợp đồng có thể ký qua Mail, công nghệ di động hoặc bằng công cụ quản lý hợp đồng… Khả năng thích ứng này cho phép các công ty ký thỏa thuận nhanh chóng và dễ dàng hơn, bất kể họ ở đâu

Tính pháp lý

Chữ ký số có giá trị pháp lý theo Pháp luật. Chữ ký số đã được pháp luật định nghĩa tại Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP ban hành năm 2018 về Quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số: Tài liệu tham khảo luật Điều 8 Nghị định 130/2018/NĐ-CP

Hướng dẫn “Ký số Hợp đồng lao động”

Trong bài viết này chúng tôi muốn hỗ trợ quý anh chị là những nhà quản trị một cái nhìn khái quát nhất chân thực nhất về việc sử dụng ký số trong hợp đồng lao động.

Duyệt các hợp động lao động tới hạn cần ký

Khi nhân viên mới vào làm việc chưa có hợp đồng hoặc sắp tới hạn ký mới hợp đồng thì phần mềm sẽ liệt kê danh sách ở phần “Quản lý hợp đồng lao động -> Danh tới hạn ký hợp đồng

1. Phần mềm tự động đề nghị, thời hạn, loại hợp đồng dựa theo quy tắc của công ty. Nhân sự sẽ kiểm tra lại thông tin và tick vào nút “Đồng ý ký hợp đòng”và lưu lại

Nhân viên xác nhận đồng ý ký hợp đồng lao động

2. Ngay sau khi nhân sự tick đồng ý ký. Phần mềm sẽ gửi một thông báo tới ứng dụng trên điện thoại của người lao động. Người lao động mở phần mềm và truy cập mục “Xác nhận hợp đồng”. Tại chức năng xác nhận hợp đồng có hiển thị mục hợp đồng lao động đính kèm của nhân viên. Nhân viên kiểm tra lại các thông tin trước khi ký.

Nếu chưa có chữ ký hoặc cần cập nhật lại chữ ký. Người lao động nhấn vào nút “Cập nhật chữ ký” để mở giao diện vẽ chữ ký. Sau khi vẽ xong chữ ký sẽ được cập nhật lại.

Nếu các thông tin chưa chính xác người lao động nhập thông tin phản hồi về phòng nhân sự. Nhấn nút “Phản hồi về phòng nhân sự” để nhân sự sẽ kiểm tra và điều chỉnh lại thông tin.

Nếu các thông tin đã chính xác. Người lao động đồng ý thì nhấn nút “Đồng ý ký hợp đồng“

Người đại diện công ty ký hợp đồng lao động điện tử

3. Sau khi đồng ý ký hợp đồng. Phần mềm sẽ gửi một thông báo cho Giám đốc nhân sự hoặc người đại diện pháp luật. Họ sẽ ký hợp đồng với nhân viên để xác nhận hợp đồng. Giám đốc truy cập vào phần mềm và truy cập vào chức năng “Hợp đồng lao động chờ duyệt“. Tại mục này có nhiều hợp đồng lao động chờ duyệt. Giám đốc nhấn vào ô thông tin để xem cho tiết hợp đồng và xác nhận. Các thông tin về hợp đồng lao động của nhân viên sẽ hiển thị đầy đủ tại mục xác nhận. Giám đốc nhấn nút ” Duyệt hợp đồng” để đông ý ký hợp đồng cho nhân viên

4. Sau khi được Giám Đốc duyệt hợp đồng. Phần mềm sẽ đính kèm chữ ký số được thiết lập trước đó của công ty vào file hợp đồng. Sau đó lưu trữ trên máy chủ đám mây của công ty
Hợp đồng tự đông lưu trên đám mây dữ liệu máy chủ. Người quản lý cấp cao liên quan trong công ty và nhân viên đều xem được hợp đồng lao động điện tử trên hệ thống

Những thách thức thường gặp khi triển khai hợp đồng lao động điện tử.

• Mua chữ ký cho từng người. Đây là liệu pháp an toàn nhất nhưng rất tốn kém. Hầu hết các doanh nghiệp sẽ không chọn cách làm này
• Thu thập chữ ký người lao động. Đây là cách làm thuần túy nhất đơn giản nhất, mất ít chi phí nhất. Nhưng với những đơn vị có số lượng người lao động đông. Việc thu thập chữ ký của người lao động là một khó khăn và mất nhiều thời gian
• Đăng ký chữ ký mềm HSM số cho chủ doanh nghiệp
• Server lưu trữ file hợp đồng điện tử đã ký.

Một số dư án triển khai thành công chữ ký số trong hợp đồng lao động.

Lotte Việt Nam triển khai hợp đồng lao động điện tử

Là một trong những khách hàng lâu năm của Vietinsoft với hơn 10 năm sử dụng Paradise HR của chúng tôi. Lotte luôn hài lòng về phương thức phục vụ, chăm sóc, hỗ trợ của đội ngũ nhân viên lành nghề và tận tâm của Vietinsoft. Các Module, các tính năng mới vẫn luôn được mở rộng để hoàn thiện hơn hệ thống quản trị đáp ứng tình hình hoạt động ngày một lớn mạnh của Lotte

Nidec Việt Nam triển khai hợp đồng lao động điện tử

ParadiseHR sản phầm phần mềm do người Việt lập trình nhưng lại được các công ty FDI ưa chuộng bởi tính ứng dụng vô cùng tiện ích, linh hoạt đáp ứng được tất cả những yêu cầu khó của doanh nghiệp đưa ra trong vấn đề quản lý nhân sự. Nững tính năng mới giúp cho công việc của HR trở lên nhẹ nhàng, nhanh, gọn, chính xác đặc biệt tiết kiệm chi phí. Tích hợp tính năng chữ ký số và hợp đồng lao động điện tử giúp cho công việc trở lên nhẹ nhàng hơn, bảo mật thông tin, giảm chi phí tiêu hao văn phòng phẩm và công tác lưu trữ hồ sơ…

Là một doanh nghiệp sản xuất linh kiện Công Ty Nidec cũng là một trong những khách hàng đang sử dụng dịch vụ sản phẩm phần mềm quản lý nhân sự Paradise HR của Vietinsoft

Với số lượng nhân công đông đảo tới hàng ngàn nhân sự thì việc ứng dụng công nghệ số vào quản trị giúp ích rất nhiều cho công tác quản trị. Việc ký số hợp đồng lao động điện tử là bước tiến hoàn thiện thêm cho quy trình chuyển đổi số trong quản trị doanh nghiệp

Trong thời đại công nghệ số thì các nhà quản trị đang chuyển dần việc quản trị thủ công truyền thống bằng giấy tờ, bút mực sang quản trị bằng số hóa nhằm mục đích tinh gọn bộ máy nhân sự, nâng cao hiệu quả và chất lượng công việc. Đảm bảo được sự nhanh chóng, tiết kiệm và tính chính xác. Rút ngắn thời gian thực hiện, tinh gọn quy trình thủ tục hành chính trong một đơn vị…

Kết luận

Thực hiện ký số và hợp đông lao động trong phần mềm quản lý nhân sự là một điều tất yếu trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp. Nhằm mục đích bảo mật thông tin, nâng cao tuổi thọ của hồ sơ, văn bản chứng từ, giúp lưu trữ một cách khoa học và không tốn diện tích, tiền bạc cho việc lưu trữ thủ công như hiện tại

Ngoài ra nó còn góp phần vào việc bảo vệ tài nguyên rừng, bảo toàn môi trường sống xanh xung quanh chúng ta. giúp hệ sinh thái xanh phát triển bền vững hơn, khi chúng ta không còn cần nguyên liệu từ rừng làm giấy phục vụ hoạt động sản xuất, cũng như công tác lưu trữ khác