[TẢI MIỄN PHÍ] Mẫu Thư Mời Phỏng Vấn Chuyên Nghiệp 2026

Trong quy trình tuyển dụng, thư mời phỏng vấn không chỉ là một thông báo lịch hẹn mà còn là “điểm chạm” đầu tiên thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp đối với ứng viên. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn bộ mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn nhất, áp dụng cho nhiều vị trí và hình thức khác nhau.

1. Thư mời phỏng vấn là gì? 

Thư mời phỏng vấn (Interview Invitation Email) là văn bản chính thức được bộ phận tuyển dụng hoặc HR gửi đến những ứng viên có hồ sơ phù hợp sau vòng sàng lọc. Mục đích chính là thông báo việc ứng viên đã vượt qua vòng hồ sơ và mời họ tham gia buổi gặp mặt để trao đổi sâu hơn về năng lực và công việc.

Thư mời phỏng vấn đóng một vai trò quan trọng hơn nhiều so với suy nghĩ của phần lớn nhà tuyển dụng:

– Tạo ấn tượng đầu tiên với ứng viên: Đây là một trong những bước đầu tiên trong quá trình giao tiếp giữa doanh nghiệp và ứng viên. Một thư mời phỏng vấn được soạn thảo kỹ lưỡng sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp của công ty.

– Cung cấp thông tin cần thiết: Thư mời phỏng vấn giúp ứng viên biết rõ lịch trình, địa điểm, mang theo giấy tờ gì và chuẩn bị như thế nào. Điều này giảm thiểu sự không chắc chắn và giúp ứng viên tham gia phỏng vấn với thái độ tự tin hơn.

– Thu hút nhân tài: Trong thị trường tuyển dụng hiện nay, ứng viên giỏi có nhiều lựa chọn. Một thư mời phỏng vấn chu đáo cho thấy doanh nghiệp trân trọng thời gian và công sức của ứng viên – điều này có ảnh hưởng đáng kể đến quyết định của ứng viên.

2. Cấu trúc chuẩn của một thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp

Dù áp dụng mẫu nào, một thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp cũng cần đảm bảo có đủ các yếu tố cơ bản sau:

– Tiêu đề email: Rõ ràng, bao gồm [Tên Công ty] + [Tên Vị trí] + [Tên Ứng viên].

– Lời chào và lời cảm ơn: Bắt đầu bằng một lời chào thân thiện và thể hiện sự cảm ơn đến ứng viên vì đã dành thời gian tìm hiểu và nộp đơn tại công ty. 

– Mục đích thư: Phần này cần nêu rõ ứng viên đã được lựa chọn để tham gia phỏng vấn cho vị trí nào, tại bộ phận nào của công ty.

– Thời gian và địa điểm phỏng vấn: Đây là một phần quan trọng nhất mà ứng viên cần nắm được. Cần ghi rõ ngày, giờ, địa điểm (hoặc link cuộc gọi video nếu là phỏng vấn online). Nếu có thể, hãy cho biết thời gian dự kiến mà buổi phỏng vấn sẽ kết thúc.

– Yêu cầu chuẩn bị từ phía ứng viên: Một số doanh nghiệp yêu cầu ứng viên mang theo CV, portfolio, giấy tờ tùy thân hoặc hoàn thành một số bài tập trước. Hãy ghi rõ các yêu cầu này trong thư.

– Thông tin liên hệ: Cần có đầy đủ thông tin liên hệ của người tuyển dụng hoặc bộ phận HR để ứng viên có thể hỏi thêm hoặc báo cáo nếu có vấn đề.

– Lời kết và lời mời xác nhận: Kết thúc thư bằng lời mời ứng viên xác nhận tham gia phỏng vấn, kèm theo hướng dẫn cụ thể về cách xác nhận (ví dụ: reply email, gọi điện, v.v.).

Xem thêm: Mẫu hợp đồng lao động mới nhất 2025 chuẩn Bộ Luật Lao Động

3. Tổng hợp những mẫu thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp 

Sau đây là một số mẫu thư mời phỏng vấn cho nhiều trường hợp khác nhau.

Mẫu thư mời phỏng vấn trực tiếp dành cho mọi vị trí

Đây là mẫu thư mời phỏng vấn phổ biến nhất, áp dụng được cho hầu hết các vị trí trong công ty — từ nhân viên mới đến các vị trí trung cấp.

Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn – Vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]

Kính gửi [Tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã quan tâm và ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Sau khi xem xét hồ sơ, chúng tôi nhận thấy bạn phù hợp với yêu cầu tuyển dụng và mong muốn mời bạn tham gia buổi phỏng vấn để trao đổi chi tiết hơn về công việc.

Thời gian: [Ngày, giờ]

Địa điểm: [Địa chỉ công ty / Link phòng họp online]

Người liên hệ: [Tên + Số điện thoại / Email]

Bạn vui lòng chuẩn bị:

• Bản CV gốc (in ít nhất 02 bản)
• Giấy tờ tùy thân (CMND hoặc Căn cước công dân)
• [Các yêu cầu khác nếu có]

Vui lòng xác nhận sự tham gia của bạn bằng cách phản hồi email này trước [Thời hạn phản hồi]. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua thông tin trên.

Rất mong được gặp bạn trong buổi phỏng vấn!

Trân trọng,

[Tên người gửi]

[Chức vụ]

[Tên công ty]

[Thông tin liên hệ]

Mẫu thư mời phỏng vấn tuyển dụng nhiều vị trí

Khi công ty cần tuyển dụng hàng loạt vị trí cùng lúc, mẫu thư này giúp bạn tiết kiệm thời gian mà vẫn giữ được tính chuyên nghiệp.

Tiêu đề: Mời bạn tham gia phỏng vấn – [Tên vị trí] tại [Tên công ty]

Xin chào [Tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã dành thời gian ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]! Chúng tôi đã xem xét hồ sơ của bạn và rất ấn tượng với những gì bạn có. Vì vậy, chúng tôi mong muốn có cơ hội gặp gỡ và trao đổi trực tiếp với bạn trong buổi phỏng vấn sắp tới.

Thời gian: [Ngày, giờ]

Địa điểm: [Địa chỉ công ty/Link phòng họp online]

Người liên hệ: [Tên + Số điện thoại/Email]

Nếu thời gian trên chưa phù hợp, bạn có thể phản hồi để sắp xếp lại lịch. Hãy xác nhận sự tham gia của bạn bằng cách trả lời email này trước [Thời hạn phản hồi].

Chúng tôi rất mong được gặp bạn và trao đổi thêm về cơ hội hợp tác!

Trân trọng,

[Tên người gửi]

[Chức vụ]

[Tên công ty]

[Thông tin liên hệ]

Mẫu thư mời phỏng vấn online 

Trong bối cảnh phỏng vấn trực tuyến ngày càng phổ biến, mẫu thư mời phỏng vấn online cần tích hợp các thông tin kỹ thuật để ứng viên không gặp khó khăn khi tham gia.

Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn online – [Tên công ty] – Vị trí [Tên vị trí]

[Tên ứng viên] thân mến

Cảm ơn bạn đã quan tâm đến cơ hội làm việc tại [Tên công ty]. Chúng tôi đã xem xét hồ sơ của bạn và nhận thấy bạn là một ứng viên tiềm năng cho vị trí [Tên vị trí]. Vì vậy, chúng tôi rất mong được gặp bạn để trao đổi thêm về công việc cũng như định hướng phát triển của bạn tại công ty.

Chi tiết buổi phỏng vấn:

• Thời gian: [Ngày/Tháng/Năm], lúc [Giờ] (Múi giờ [GMT+7])
• Nền tảng: [Zoom/Google Meet/Microsoft Teams]
• Link tham gia: [Đặt link ở đây]
• Mã phòng/Password: [Nếu có]
• Thời gian dự kiến: Khoảng [X] phút
• Liên hệ nếu cần hỗ trợ: [Tên + Số điện thoại/Email]

Vui lòng phản hồi email này trước [Thời hạn phản hồi] để xác nhận lịch hẹn. Nếu bạn cần thay đổi thời gian, hãy cho chúng tôi biết để sắp xếp lại.

Trước buổi phỏng vấn, bạn có thể tìm hiểu thêm về công ty tại website: [Địa chỉ website]. Chúng tôi mong sớm được gặp bạn!

Trân trọng,

[Tên người gửi]

[Chức vụ]

[Tên công ty]

[Thông tin liên hệ]

Mẫu thư mời phỏng vấn dành cho các vị trí cấp cao

Đối với vị trí Manager/Director, văn phong cần trang trọng hơn và nhấn mạnh vào việc thảo luận chiến lược thay vì chỉ là buổi phỏng vấn thông thường.

Tiêu đề: Thư mời phỏng vấn – Vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]

Kính gửi Anh/Chị [Tên ứng viên],

Cảm ơn Anh/Chị đã quan tâm và ứng tuyển vào vị trí [Tên vị trí] tại [Tên công ty]. Sau khi xem xét hồ sơ, chúng tôi nhận thấy Anh/Chị có những kinh nghiệm và năng lực phù hợp với yêu cầu của vị trí này. Vì vậy, chúng tôi trân trọng kính mời Anh/Chị tham dự buổi phỏng vấn để trao đổi chi tiết hơn về cơ hội hợp tác.

Thời gian: [Ngày, giờ]

Địa điểm: [Địa chỉ công ty/Link họp online]

Liên hệ: [Tên + Số điện thoại/Email]

Chúng tôi mong sớm nhận được phản hồi của Anh/Chị trước [Thời hạn phản hồi] để xác nhận lịch hẹn. Nếu có bất kỳ yêu cầu nào liên quan đến thời gian hoặc hình thức phỏng vấn, vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ.

Anh/Chị có thể tìm hiểu thêm về [Tên công ty] tại website: [Địa chỉ website]. Chúng tôi tin rằng buổi gặp gỡ sắp tới sẽ mang đến những trao đổi giá trị và cơ hội hợp tác tốt đẹp.

Trân trọng,

[Tên người gửi]

[Chức vụ]

[Tên công ty]

[Thông tin liên hệ]

Mẫu thư mời phỏng vấn tuyển thực tập sinh

Văn phong trẻ trung, gần gũi nhưng vẫn đảm bảo tính quy chuẩn để giúp các bạn sinh viên bớt áp lực.

Tiêu đề: Mời bạn tham gia phỏng vấn – Vị trí Thực tập sinh [Tên vị trí] tại [Tên công ty]

Chào [Tên ứng viên],

Cảm ơn bạn đã quan tâm và ứng tuyển vào vị trí Thực tập sinh [Tên vị trí] tại [Tên công ty]! Chúng tôi đã xem xét hồ sơ và nhận thấy bạn có nhiều điểm phù hợp với vị trí này. Vì vậy, chúng mình muốn mời bạn tham gia buổi phỏng vấn để có cơ hội tìm hiểu thêm về công việc và môi trường tại [Tên công ty].

Thời gian: [Ngày, giờ]

Địa điểm: [Địa chỉ công ty / Link phỏng vấn online]

Liên hệ: [Tên + Số điện thoại / Email]

Bạn vui lòng xác nhận lịch hẹn trước [Thời hạn phản hồi] nhé. Nếu có bất kỳ khó khăn nào về thời gian, đừng ngại liên hệ với chúng mình để sắp xếp lại.

Để hiểu hơn về công ty và vị trí thực tập, bạn có thể ghé thăm website của công ty tại [Địa chỉ website]. Mong sớm được gặp bạn để cùng trao đổi thêm!

Chúc bạn một ngày tốt lành!

[Tên của bạn] [Chức vụ] – [Tên công ty]

Mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh 1 

Mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh này được sử dụng khi bạn muốn giữ nội dung ngắn gọn và dễ hiểu.

Subject: Invitation for Interview – [Job Title] at [Company Name]

Dear [Candidate’s Name],

We appreciate your interest in the [Job Title] position at [Company Name]. After reviewing your application, we are pleased to invite you for an interview to further discuss your qualifications and experience.

Interview Details:

• Location: [Address or Online Platform]
• Date & Time: [Proposed Date and Time]
• Interviewers: [Names and Titles of Interviewers]
• Duration: Approximately [X] minutes

If the proposed time is not convenient, please let us know your availability, and we will do our best to accommodate.

Kindly confirm your attendance by [confirmation deadline]. If you have any questions or require further details, feel free to reach out.

We look forward to speaking with you!

Best regards,

[Your Name]

[Your Title] – [Company Name]

Mẫu thư mời phỏng vấn tiếng Anh 2 

Mẫu này dành cho các công ty mang tính quốc tế, hoặc khi ứng viên là người nước ngoài và bạn muốn tạo ra ấn tượng chuyên nghiệp và trang trọng.

Subject: Interview Invitation – [Job Title] [Company Name]

Dear [Candidate’s Name],

I hope this message finds you well. We have reviewed your impressive background and believe that your expertise aligns with our vision for the [Job Title] role at [Company Name]. We would be honored to invite you for a conversation with our leadership team to explore this opportunity further.

Interview Details:

• Date & Time: [Proposed Date & Time] (flexible upon request)
• Location: [Company Headquarters / Virtual Meeting Link]
• Interviewers: [Name(s) & Position(s) of Interviewers]
• Point of Contact: [Your Name, Contact Information]

Please kindly prepare the following:

• An updated copy of your resume (printed or digital)
• A valid government-issued identification document
• [Any additional requirements]

This discussion will provide an opportunity for us to share our strategic goals, learn more about your leadership philosophy, and explore how your expertise can contribute to our continued success.

Please confirm your availability by [Response Deadline]. If you require any adjustments, we would be happy to accommodate a time that suits you. 

We look forward to the possibility of working together. In the meantime, please feel free to visit our website at [Company Website] to learn more about us.

Best regards,

[Your Name]

[Your Title] – [Company Name]

Xem thêm: Quy trình tuyển dụng mới nhất 2021

4. Lưu ý khi gửi thư mời phỏng vấn qua mail

Để đảm bảo thư mời phỏng vấn đạt hiệu quả tốt nhất, bạn cần lưu ý những điều sau:

– Kiểm tra lại chủ đề email: Hãy đặt chủ đề rõ ràng, hàm chứa từ “thư mời phỏng vấn” và tên vị trí hoặc tên công ty. Tránh chủ đề quá chung chung như “Thông báo” hay “Tin tức mới từ HR” vì có thể bị nhận lầm là spam.

– Đọc lại toàn bộ nội dung trước khi gửi: Đảm bảo không có bất kỳ sai sót về tên ứng viên, ngày giờ phỏng vấn, vị trí tuyển dụng hoặc lỗi sai chính tả khác trong nội dung thư.

– Cá nhân hóa nội dung thư: Tránh gửi hàng loạt cùng một bản thư cho nhiều ứng viên, điều này làm lộ thông tin của các ứng viên khác.

– Đính kèm file nếu cần thiết: Nếu công ty yêu cầu ứng viên điền một số biểu mẫu trước buổi phỏng vấn, hãy đính kèm file đó vào email. Điều này giúp quá trình tuyển dụng diễn ra mượt mà hơn.

– Gửi xác nhận sau khi ứng viên phản hồi: Khi ứng viên xác nhận tham gia phỏng vấn, hãy gửi lại một email ngắn để thể hiện rằng thông tin của họ đã được nhận và xử lý.

– Chú ý múi giờ nếu phỏng vấn trực tuyến: Nếu ứng viên ở nước khác hoặc ở vùng có múi giờ khác, hãy ghi rõ múi giờ trong thư.

5. Paradise HR – Giải pháp quản lý tuyển dụng toàn diện cho doanh nghiệp

Việc gửi hàng chục email mời phỏng vấn thủ công thường dễ dẫn đến nhầm lẫn thông tin. 

Để toàn bộ quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả, chuyên nghiệp và tiết kiệm thời gian, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn sử dụng các công cụ quản lý tuyển dụng hiện đại. 

Paradise HR là phần mềm nhân sự hàng đầu giúp tự động hóa quy trình tuyển dụng:

– Quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng — từ đăng tuyển, thu hồ sơ, lọc ứng viên, lên đến gửi thư mời phỏng vấn — trên một nền tảng duy nhất.

– Sử dụng các mẫu thư mời phỏng vấn được thiết lập sẵn, chỉ cần điều chỉnh thông tin cụ thể và gửi ngay.

– Tự động hóa các bước lặp lại trong quá trình tuyển dụng, qua đó giảm khối lượng công việc cho bộ phận HR.

– Theo dõi trạng thái phỏng vấn của từng ứng viên một cách chi tiết và dễ dàng.

Xem thêm: Phần Mềm Tính Lương Paradise HR

Xem thêm: Phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp sản xuất – Case study: ParadiseHR tại Nidec Vietnam Corporation

Một mẫu thư mời phỏng vấn chuẩn không chỉ giúp ứng viên nắm được thông tin cần thiết mà còn là cách để doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp của mình trên thị trường tuyển dụng. Mong rằng bài viết đã giúp bạn lựa chọn được mẫu thư mời phỏng vấn phù hợp cho công việc tuyển dụng của mình.

6. Câu hỏi thường gặp

Thông tin liên hệ

🏢 Địa chỉ: 08 Hoàng Minh Giám, Phường 9, Quận Phú Nhuận

🌐 Website: https://phanmemtinhluong.com/

🌐 Fanpage: https://www.facebook.com/PhanmemnhansuParadise

📩 Email: sales@phanmemtinhluong.com

📞 Số điện thoại: 0942 368 979