Tổng hợp Mẫu Phiếu Tạm Ứng Lương Mới Nhất 2026

Phiếu tạm ứng lương là một trong những chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và hỗ trợ nhân viên khi có nhu cầu chi tiêu đột xuất. Bài viết này sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về mẫu phiếu tạm ứng lương, hướng dẫn cách viết và quy trình xử lý theo đúng quy định của Bộ luật Lao động.

1. Phiếu tạm ứng lương là gì?

Phiếu tạm ứng lương là chứng từ kế toán được sử dụng trong doanh nghiệp để ghi nhận việc người lao động nhận trước một phần tiền lương trước kỳ thanh toán chính thức. Đây là văn bản xác nhận nghĩa vụ tài chính giữa người lao động và doanh nghiệp, đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính nội bộ.

Phiếu tạm ứng lương thường được lập thành nhiều liên để phục vụ cho việc lưu trữ, đối chiếu và hạch toán kế toán. Mỗi liên có chức năng riêng: lưu tại bộ phận kế toán, giao cho nhân viên làm bằng chứng nhận tiền, và lưu tại bộ phận nhân sự.

So sánh phiếu tạm ứng lương với đơn xin tạm ứng

Tiêu chí	Phiếu tạm ứng lương	Đơn xin tạm ứng
Định nghĩa	Chứng từ kế toán ghi nhận việc chi trả tiền	Văn bản đề nghị được tạm ứng
Mục đích	Xác nhận giao dịch tài chính đã thực hiện	Trình bày lý do và yêu cầu tạm ứng
Thời điểm lập	Sau khi được phê duyệt, trước/khi nhận tiền	Trước khi được phê duyệt
Người lập	Bộ phận kế toán/tài chính	Người lao động
Giá trị pháp lý	Chứng từ kế toán chính thức	Văn bản nội bộ yêu cầu
Nội dung chính	Số tiền, ngày chi, chữ ký xác nhận	Lý do tạm ứng, số tiền đề xuất
Lưu trữ	Bắt buộc theo quy định kế toán	Lưu tại hồ sơ nhân sự

2. Khi nào cần sử dụng phiếu tạm ứng lương

Phiếu tạm ứng lương được sử dụng trong các trường hợp sau:

– Nhu cầu cá nhân đột xuất: Người lao động gặp việc gia đình đột xuất, ốm đau hoặc cần chi tiêu gấp.

– Cuối tháng chưa đến ngày trả lương: Nhiều doanh nghiệp có ngày trả lương cố định vào đầu tháng sau, nhưng nhân viên có thể cần chi tiêu trước thời điểm này để trang trải cuộc sống hàng ngày.

– Thực hiện công việc yêu cầu ứng trước: Nhân viên được cử đi công tác, tham gia đào tạo hoặc thực hiện nhiệm vụ đặc biệt cần có kinh phí trước để chi trả các khoản như đi lại, ăn ở, vật tư cần thiết.

– Theo quy định riêng của doanh nghiệp: Một số công ty có chính sách hỗ trợ tạm ứng định kỳ hoặc theo yêu cầu của nhân viên.

Lưu ý: Việc sử dụng phiếu tạm ứng lương cần tuân thủ quy chế nội bộ của từng doanh nghiệp để đảm bảo quyền lợi của cả hai bên và tránh rủi ro tài chính.

3. Tổng hợp các mẫu phiếu tạm ứng lương phổ biến nhất 

Mẫu phiếu tạm ứng lương theo thông tư 99

Mẫu phiếu tạm ứng lương theo Thông tư 99/2025/TT-BTC là mẫu chứng từ kế toán chuẩn được áp dụng rộng rãi cho tất cả các doanh nghiệp kể từ ngày 1/1/2026. Mẫu này có cấu trúc đơn giản, dễ sử dụng với các thông tin cơ bản: tên người nhận, số tiền tạm ứng, lý do tạm ứng và chữ ký xác nhận của các bên liên quan. 

Mẫu phiếu tạm ứng lương theo thông tư 133

Phiếu dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, mẫu mã đơn giản, tập trung vào các chỉ tiêu cốt lõi. Mẫu phiếu hết hiệu lực 

Mẫu phiếu tạm ứng lương theo thông tư 200

Thông tư 200/2014/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, trong đó có quy định về mẫu phiếu chi và phiếu tạm ứng. Mẫu phiếu tạm ứng lương theo Thông tư 200 hết hiệu lực vào ngày 31/12/2025.

Mẫu đơn đề nghị tạm ứng lương

Đơn đề nghị tạm ứng lương là văn bản do người lao động tự soạn thảo để trình lên cấp quản lý trực tiếp và bộ phận nhân sự. Mẫu đơn này thường có dạng tự do nhưng cần đầy đủ các thông tin: họ tên người đề nghị, bộ phận công tác, số tiền tạm ứng, lý do cụ thể, cam kết hoàn trả và chữ ký xác nhận.

Giấy đề nghị tạm ứng theo hợp đồng

Giấy đề nghị tạm ứng theo hợp đồng là mẫu đặc thù áp dụng cho các trường hợp tạm ứng có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng lao động hoặc hợp đồng thầu. Sử dụng khi thực hiện các dự án hoặc hợp đồng khoán việc cụ thể.

4. Hướng dẫn cách viết Phiếu tạm ứng lương chuẩn xác

Để lập phiếu tạm ứng lương đúng quy định và đảm bảo giá trị pháp lý, bạn cần tuân thủ các bước sau:

– Bước 1: Điền đầy đủ thông tin tiêu đề

Ghi rõ tên doanh nghiệp, đơn vị, địa chỉ và mẫu số phiếu theo quy định kế toán hiện hành. Phần tiêu đề cần thể hiện rõ đây là “Phiếu tạm ứng” hoặc “Phiếu chi tạm ứng” để phân biệt với các chứng từ khác.

– Bước 2: Ghi thông tin người nhận tạm ứng

Điền chính xác họ tên, mã số nhân viên, bộ phận công tác của người được tạm ứng. Nếu có, ghi thêm số CMND/CCCD và số điện thoại liên lạc để tiện tra cứu và liên hệ khi cần thiết.

– Bước 3: Ghi rõ số tiền tạm ứng

Ghi số tiền tạm ứng bằng cả số và chữ để tránh sai sót. 

– Bước 4: Nêu rõ lý do và mục đích tạm ứng

Mô tả ngắn gọn nhưng rõ ràng lý do cần tạm ứng như: “Tạm ứng trang trải sinh hoạt phí”, “Chi phí công tác ngoài tỉnh”, “Hỗ trợ chi phí gia đình”.

– Bước 5: Ghi thời hạn hoàn trả

Ghi rõ thời gian dự kiến hoàn trả hoặc phương thức khấu trừ vào lương tháng sau. Ví dụ: “Hoàn trả vào ngày 15/02/2026” hoặc “Khấu trừ vào lương tháng 3/2026”.

– Bước 6: Thu thập chữ ký xác nhận

Phiếu cần có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu (kế toán), người nhận tiền (nhân viên), người phê duyệt (quản lý trực tiếp), kế toán trưởng và giám đốc (nếu số tiền lớn). 

– Bước 7: Đóng dấu và lưu trữ

Sau khi hoàn thành, phiếu cần được đóng dấu của công ty (nếu quy định nội bộ yêu cầu) và lưu trữ theo đúng quy định về chứng từ kế toán.

5. Quy trình xử lý phiếu tạm ứng lương trong doanh nghiệp

Quy trình xử lý phiếu tạm ứng lương chuẩn trong doanh nghiệp thường bao gồm các bước sau:

Bước 1: Nhân viên nộp đơn đề nghị tạm ứng

Người lao động viết đơn đề nghị tạm ứng và gửi đơn đến quản lý trực tiếp hoặc bộ phận nhân sự.

Bước 2: Quản lý trực tiếp xem xét và phê duyệt

Trưởng bộ phận xem xét tính yêu cầu và ký phê duyệt (nếu đồng ý) và chuyển đơn đến bộ phận nhân sự.

Bước 3: Bộ phận nhân sự kiểm tra hồ sơ

Phòng nhân sự đối chiếu thông tin với hồ sơ nhân viên, kiểm tra các khoản tạm ứng đang tồn đọng, xác minh tình trạng hợp đồng lao động và gửi đến bộ phận tài chính.

Bước 4: Bộ phận tài chính lập phiếu tạm ứng

Phòng Kế toán kiểm tra quỹ lương còn lại của nhân viên và trình Giám đốc phê duyệt.

Bước 5: Giám đốc/kế toán trưởng phê duyệt cuối cùng

Đối với số tiền tạm ứng lớn hoặc theo quy định của công ty, phiếu cần có chữ ký của kế toán trưởng hoặc giám đốc trước khi thực hiện chi trả.

Bước 6: Chi trả tiền cho nhân viên

Kế toán quỹ thực hiện chi tiền và lưu trữ chứng từ.

6.  Những lưu ý khi sử dụng phiếu tạm ứng lương

Khi sử dụng phiếu tạm ứng lương, doanh nghiệp và người lao động cần chú ý những điểm sau:

– Về số lần và số tiền tạm ứng: Doanh nghiệp nên quy định rõ số lần tạm ứng tối đa trong tháng và tỷ lệ phần trăm lương được phép tạm ứng. Thông thường, mức tạm ứng không nên vượt quá 50-70% tổng lương tháng.

– Về thời hạn hoàn trả: Cần thống nhất rõ ràng về thời hạn hoàn trả hoặc phương thức khấu trừ để tránh nhầm lẫn và tranh chấp sau này.

– Về hồ sơ chứng từ: Mọi phiếu tạm ứng phải có đầy đủ chữ ký và được lưu trữ cẩn thận.

– Về thuế và bảo hiểm: Khoản tạm ứng lương vẫn là một phần của thu nhập và cần được tính vào tổng thu nhập chịu thuế. Doanh nghiệp cần hạch toán đúng để tránh sai sót khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

– Về theo dõi và đối chiếu: Nên có hệ thống theo dõi chặt chẽ các khoản tạm ứng để đảm bảo không có nhân viên tạm ứng quá mức hoặc không hoàn trả đúng hạn. 

Xem thêm: Tạm ứng lương, khai báo tạm ứng lương giữa tháng

7. Phần mềm tính lương tự động Paradise HR

Trong bối cảnh quản lý nhân sự ngày càng phức tạp, việc tính toán lương, theo dõi tạm ứng và xử lý các khoản khấu trừ thủ công có thể gây ra nhiều sai sót và tốn thời gian. Paradise HR là giải pháp phần mềm nhân sự và tính lương tự động toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính lao động.

– Tính năng quản lý tạm ứng thông minh: Paradise HR cho phép nhân viên gửi yêu cầu tạm ứng trực tiếp trên hệ thống, quy trình phê duyệt đa cấp và theo dõi chi tiết lịch sử tạm ứng của từng nhân viên.

– Tính lương tự động và chính xác: Hệ thống tự động tính toán lương, khấu trừ các khoản tạm ứng, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm xã hội và các khoản phụ cấp.

– Báo cáo và phân tích: Cung cấp các báo cáo chi tiết về thông tin lương giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng quan và ra quyết định kịp thời.

– Tích hợp chấm công và quản lý nhân sự: Paradise HR không chỉ dừng lại ở tính lương mà còn tích hợp đầy đủ các module chấm công, quản lý hợp đồng, đánh giá hiệu suất và quản lý đào tạo, tạo nên hệ sinh thái quản lý nhân sự hoàn chỉnh.

Phiếu tạm ứng lương là công cụ quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp, giúp hỗ trợ người lao động khi có nhu cầu đột xuất đồng thời đảm bảo tính minh bạch và kiểm soát chi tiêu. Hy vọng bài viết đã cung cấp đầy đủ thông tin về mẫu phiếu tạm ứng lương, cách viết chuẩn xác và quy trình xử lý hiệu quả để bạn áp dụng vào thực tế công việc.

Xem thêm: Phần Mềm Tính Lương Paradise HR

Xem thêm: Phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp sản xuất – Case study: ParadiseHR tại Nidec Vietnam Corporation

Một số câu hỏi thường gặp

Thông tin liên hệ

🏢 Địa chỉ: 08 Hoàng Minh Giám, Phường 9, Quận Phú Nhuận

🌐 Website: https://phanmemtinhluong.com/

🌐 Fanpage: https://www.facebook.com/PhanmemnhansuParadise

📩 Email: sales@phanmemtinhluong.com

📞 Số điện thoại: 0942 368 979