Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, khi hợp đồng cũ sắp hết hạn nhưng các bên vẫn muốn tiếp tục hợp tác, việc soạn thảo phụ lục gia hạn hợp đồng là giải pháp tối ưu về thời gian và pháp lý. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ quy định pháp lý, cách soạn thảo chuẩn và tải ngay mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng mới nhất 2026 để áp dụng ngay.

1. Phụ lục gia hạn hợp đồng là gì?

Phụ lục gia hạn hợp đồng là một văn bản đi kèm với hợp đồng chính (hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế, thuê nhà…), nhằm ghi nhận việc kéo dài thời hạn thực hiện các quyền và nghĩa vụ của các bên đã thỏa thuận trước đó. Theo quy định tại Điều 403 Bộ luật Dân sự 2015, phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng và là bộ phận không tách rời của hợp đồng chính.

Khái niệm mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng là gì
Mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng là gì

Nhiều người nhầm lẫn giữa việc ký phụ lục gia hạn và ký một hợp đồng mới. Bảng dưới đây giúp bạn phân biệt rõ hai phương án này:

Tiêu chíGia hạn hợp đồngKý hợp đồng mới
Bản chấtTiếp tục thực hiện các điều khoản của hợp đồng cũ.Chấm dứt hợp đồng cũ và xác lập một quan hệ mới.
Hình thứcLập phụ lục hợp đồng đính kèm.Soạn thảo bộ hợp đồng mới hoàn toàn.
Điều khoảnGiữ nguyên phần lớn điều khoản cũ, chỉ thay đổi thời hạn.Có thể thay đổi toàn bộ nội dung, quyền lợi và trách nhiệm.
Tính tiện lợiTiết kiệm thời gian, thủ tục nhanh gọn.Tốn nhiều thời gian soạn thảo và ký kết lại từ đầu.

Lưu ý: Nếu ngoài việc gia hạn, hai bên còn muốn thay đổi nhiều điều khoản quan trọng (giá cả, phạm vi công việc, nghĩa vụ bảo mật…), nên cân nhắc ký hợp đồng mới thay vì dồn nhiều sửa đổi vào một phụ lục.

2. Quy định pháp luật về phụ lục gia hạn hợp đồng

Việc lập phụ lục gia hạn hợp đồng phải tuân thủ một số quy định pháp luật quan trọng sau:

– Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 403) quy định phụ lục hợp đồng có hiệu lực như hợp đồng; trong trường hợp phụ lục có điều khoản mâu thuẫn với hợp đồng chính, thì áp dụng theo nội dung hợp đồng chính, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận rõ ràng phụ lục sẽ thay thế điều khoản đó.

Không được tái ký hợp đồng lao động có thời hạn
Doanh nghiệp cần chuyển sang hợp đồng lao động không thời hạn sau khi hợp đồng lao động có thời hạn đã hết hạn

– Bộ luật Lao động 2019 quy định riêng về hợp đồng lao động: kể từ ngày 1/1/2021, người sử dụng lao động chỉ được ký tối đa một lần hợp đồng lao động xác định thời hạn. Sau đó, nếu tiếp tục sử dụng lao động, phải chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến cách sử dụng phụ lục gia hạn trong lĩnh vực lao động.

Xem thêm: Mẫu hợp đồng lao động mới nhất 2025 chuẩn Bộ Luật Lao Động

3. Nội dung cần có trong mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng

Để đảm bảo tính chặt chẽ, một mẫu phụ lục gia hạn cần bao gồm các thông tin trọng yếu sau:

– Tiêu đề và số hiệu văn bản: Ghi rõ “PHỤ LỤC HỢP ĐỒNG” hoặc “PHỤ LỤC GIA HẠN HỢP ĐỒNG”, kèm số hiệu phụ lục và ngày lập.

– Thông tin về hợp đồng gốc: Tên hợp đồng, số hợp đồng, ngày ký, các bên tham gia ký kết hợp đồng gốc.

– Thông tin các bên: Tên công ty/cá nhân, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện pháp luật.

– Nội dung thay đổi: Ghi rõ thời gian gia hạn (từ ngày… đến ngày… hoặc gia hạn vô thời hạn).

– Điều khoản thi hành: Khẳng định các điều khoản khác của hợp đồng chính vẫn giữ nguyên giá trị.

– Các thay đổi khác (nếu có): Nếu ngoài việc gia hạn còn có điều chỉnh về lương, giá cả, phạm vi công việc… thì liệt kê rõ trong phụ lục.

– Chữ ký và đóng dấu: Phải có đầy đủ xác nhận của các bên liên quan.

4.Tải mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng phổ biến nhất

Mẫu phụ lục dưới đây được thiết kế linh hoạt, phù hợp cho cả mục đích dân sự, thương mại và lao động, đảm bảo cập nhật các quy định pháp lý mới nhất 2026. Người đọc đều có thể tải về miễn phí và chỉnh sửa theo nhu cầu thực tế.

Hình ảnh mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng phổ biến
Mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng phổ biến

Link Tải Miễn Phí Mẫu Phụ Lục Gia Hạn Hợp Đồng 2026

TẢI NGAY

5. Hướng dẫn soạn thảo mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng đúng pháp lý

Để soạn thảo phụ lục gia hạn hợp đồng đúng chuẩn, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Xem lại hợp đồng gốc

Trước khi soạn phụ lục, hãy đọc kỹ hợp đồng gốc, đặc biệt là điều khoản về gia hạn (nếu có). Một số hợp đồng có điều khoản tự động gia hạn hoặc quy định cụ thể về cách gia hạn – cần tuân thủ đúng theo.

Bước 2: Xác định rõ nội dung cần gia hạn

Xác định chính xác: gia hạn thêm bao lâu? Từ ngày nào đến ngày nào? Có thay đổi gì thêm ngoài thời hạn không? Nội dung càng rõ ràng, rủi ro tranh chấp về sau càng thấp.

Bước 3: Điền thông tin vào mẫu

Sử dụng mẫu phù hợp, điền đầy đủ thông tin các bên và nội dung gia hạn. Tránh dùng ngôn ngữ mơ hồ như “khoảng”, “dự kiến”, “tùy tình hình” đối với thời hạn hợp đồng.

Bước 4: Kiểm tra tính nhất quán với hợp đồng gốc

Đảm bảo các nội dung trong phụ lục không mâu thuẫn với hợp đồng gốc. Nếu có điều khoản nào trong hợp đồng gốc cần sửa đổi, phải ghi rõ trong phụ lục rằng điều khoản đó được thay thế bằng nội dung mới.

Bước 5: Xin chữ ký cả hai bên và đóng dấu

Cả hai bên phải ký trước khi hợp đồng gốc hết hạn. Đảm bảo người ký là người có thẩm quyền đại diện theo pháp luật hoặc được ủy quyền hợp lệ. Tổ chức cần đóng dấu kèm chữ ký.

6. Những lưu ý pháp lý khi ký phụ lục gia hạn hợp đồng

Dưới đây là những lưu ý quan trọng để tránh rủi ro pháp lý khi sử dụng phụ lục gia hạn:

– Ký trước khi hết hạn hợp đồng gốc: Nếu hợp đồng gốc đã hết hạn, về mặt pháp lý, hợp đồng đó không còn hiệu lực. Việc ký phụ lục sau thời điểm hết hạn có thể bị coi là lập hợp đồng mới, không phải gia hạn hợp đồng cũ.

– Kiểm tra thẩm quyền ký kết: Người ký phụ lục phải là người có thẩm quyền theo Điều lệ công ty, giấy phép đăng ký kinh doanh hoặc văn bản ủy quyền hợp lệ. 

Trên mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng cần có chữ ký và đóng dấu
Mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng cần có chữ ký và đóng dấu của các bên

– Không dùng phụ lục để “lách luật” hợp đồng lao động: Theo Bộ luật Lao động 2019, không được ký quá một hợp đồng lao động xác định thời hạn liên tiếp. Dùng phụ lục gia hạn để kéo dài vô thời hạn mà không chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn là vi phạm pháp luật.

– Ghi rõ hiệu lực của phụ lục: Phụ lục phải ghi rõ ngày có hiệu lực và mối quan hệ với hợp đồng gốc. Nên có câu: “Phụ lục này là bộ phận không tách rời của Hợp đồng số […] ký ngày […]”.

– Không thay đổi nội dung cốt lõi của hợp đồng qua phụ lục một cách tùy tiện: Nếu thay đổi quá nhiều nội dung quan trọng (đối tượng hợp đồng, nghĩa vụ chủ yếu…), nên cân nhắc ký hợp đồng mới thay vì sửa đổi qua phụ lục, để tránh tranh chấp.

7. Quản lý hợp đồng lao động tự động với Paradise HR

Việc theo dõi thời hạn hợp đồng lao động của hàng chục, hàng trăm nhân viên bằng tay là công việc tốn thời gian và dễ sai sót. Một hợp đồng quên gia hạn đúng hạn có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng cho doanh nghiệp.

Tính năng quản lý hợp đồng lao động của Paradise HR
Quản lý hợp đồng lao động tự động với Paradise HR

Paradise HR là phần mềm nhân sự và hợp đồng lao động giúp doanh nghiệp:

– Tự động cảnh báo: Thông báo trước 15-30 ngày khi hợp đồng nhân viên sắp hết hạn.

– Lưu trữ toàn bộ hồ sơ hợp đồng và phụ lục tập trung, dễ tra cứu;

– Tạo phụ lục gia hạn tự động theo mẫu chuẩn pháp lý chỉ với vài thao tác;

– Theo dõi lịch sử ký kết của từng nhân viên, tránh vi phạm quy định về số lần ký hợp đồng xác định thời hạn;

TƯ VẤN VÀ DEMO MIỄN PHÍ

Việc sử dụng mẫu phụ lục gia hạn hợp đồng đúng chuẩn không chỉ là thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là lá chắn pháp lý bảo vệ quyền lợi của cả hai bên. Hy vọng với mẫu tải miễn phí và những hướng dẫn chi tiết trên, bạn đã có thể tự tin soạn thảo văn bản chính xác, chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của mình.

Câu hỏi thường gặp

Phụ lục gia hạn có cần đóng dấu của công ty không?

Có. Nếu các bên là tổ chức, pháp nhân thì phụ lục phải có chữ ký của người đại diện và đóng dấu pháp nhân để đảm bảo tính hiệu lực cao nhất.

Phụ lục hợp đồng có được thay đổi giá trị hợp đồng chính không?

Có, phụ lục hợp đồng hoàn toàn có thể dùng để điều chỉnh giá trị hợp đồng (tăng/giảm giá, thay đổi mức lương, điều chỉnh phí dịch vụ…). Đây là một trong những mục đích phổ biến của phụ lục hợp đồng nói chung. Tuy nhiên, tiêu đề nên ghi rõ là “Phụ lục sửa đổi, bổ sung và gia hạn hợp đồng”.

Có thể gia hạn hợp đồng nhiều lần không?

Bộ luật Lao động 2019 (Điều 20) quy định người sử dụng lao động chỉ được ký tối đa một lần hợp đồng lao động xác định thời hạn. Sau kỳ hạn đó, nếu người lao động tiếp tục làm việc thì phải chuyển sang hợp đồng không xác định thời hạn.

Thông tin liên hệ

🏢 Địa chỉ: 08 Hoàng Minh Giám, Phường 9, Quận Phú Nhuận

🌐 Website: https://phanmemtinhluong.com/

🌐 Fanpage: https://www.facebook.com/PhanmemnhansuParadise

📩 Email: sales@phanmemtinhluong.com

📞 Số điện thoại: 0942 368 979

Phạm Thị Thúy Hường

Phạm Thị Thúy Hường hiện là Chuyên gia tư vấn nhân sự tại Công ty TNHH Giải pháp phần mềm Việt Tín (Vietinsoft). Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực và chuyển đổi số, chị Hường đã tư vấn, đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp trong việc tối ưu quy trình nhân sự, chấm công – tính lương – quản trị dữ liệu nhân viên thông qua các giải pháp công nghệ hiện đại.