Hướng dẫn sửa mẫu báo cáo

Phần mềm ParadiseHR cung cấp một hệ thống báo cáo mặc định giúp doanh nghiệp tổng hợp nhanh chóng các thông tin về chấm công, tính lương và hồ sơ nhân sự. Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có những yêu cầu quản lý và chuẩn mực trình bày báo cáo đặc thù riêng biệt. Đây chính là lúc bạn cần đến khả năng tùy chỉnh báo cáo của phần mềm ParadiseHR. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn sửa mẫu báo cáo ParadiseHR một cách chi tiết và dễ thực hiện nhất.

1. Tổng quan về mẫu báo cáo ParadiseHR

Mẫu báo cáo trong phần mềm ParadiseHR là các mẫu được thiết kế sẵn để xuất dữ liệu theo định dạng cụ thể. Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp theo dõi, phân tích và báo cáo các hoạt động liên quan đến quản lý nhân sự như chấm công, tính lương, đánh giá hiệu suất và nhiều hơn thế nữa.

Xem thêm: Hướng dẫn xem và xuất báo cáo bảng tổng hợp chấm công cả tháng

Các mẫu phổ biến báo cáo trong ParadiseHR bao gồm:

– Báo cáo chấm công theo ngày, tuần, tháng

– Báo cáo bảng lương chi tiết

– Báo cáo tăng ca, nghỉ phép

– Báo cáo KPI và nhân viên đánh giá

Việc điều chỉnh báo cáo mẫu tùy chỉnh cần thiết trong các vấn đề sau:

– Thêm logo và thông tin công ty: Khi doanh nghiệp muốn tạo dấu ấn thương hiệu riêng trên báo cáo, việc thêm logo, tên công ty, địa chỉ và thông tin liên hệ là điều cần thiết để tăng tính chuyên nghiệp.

– Chuẩn bị nội bộ quy trình hóa: Tùy chỉnh báo cáo mẫu giúp đồng bộ hóa cách thức trình bày thông tin trong toàn công ty, tạo ra sự tối ưu và dễ dàng trong việc đọc hiểu dữ liệu.

2. Trước khi chỉnh sửa mẫu báo cáo cần chuẩn bị gì?

2.1. Yêu cầu về quyền truy cập: 

Trước khi bắt đầu thiết lập, hãy đảm bảo tài khoản của bạn có đủ quyền hạn để truy cập và chỉnh sửa các mục cấu hình hệ thống cấp cao nhất trong ParadiseHR. Nếu bạn chưa có quyền truy cập, hãy liên hệ với quản trị viên hệ thống hoặc nhà cung cấp phần mềm ParadiseHR để được hỗ trợ kích hoạt tài khoản với đầy đủ quyền hạn cần thiết.
Xem thêm: Hướng dẫn tạo tài khoản và phân quyền cho nhân viên trên Paradise HR

2.2. Xác định mục tiêu chỉnh sửa và sao lưu (An toàn dữ liệu)

– Xác định các công cụ có thể cần thay đổi trong báo cáo mẫu. Ví dụ: thêm logo công ty vào góc trên bên trái, đổi cột tên “Mã nhân viên” thành “Mã NV”.

– Sao lưu mẫu báo cáo gốc: Trước khi chỉnh sửa, hãy tạo một bản sao của mẫu gốc để lưu ở vị trí khác. Nếu xảy ra sự cố, bạn có thể dễ dàng khôi phục lại trạng thái ban đầu.

– Chuẩn bị nội dung cần bổ sung: Nếu bạn muốn thêm logo, vui lòng chuẩn bị tệp ảnh có kích thước và định dạng phù hợp (PNG hoặc JPG, kích thước khuyến nghị 200×80 pixel). Chuẩn bị sẵn các bản văn bản nội dung như công ty tên, địa chỉ, liên hệ thông tin cần bổ sung.

3. Hướng dẫn chỉnh sửa chi tiết báo cáo mẫu trên phần mềm ParadiseHR

ParadiseHR cung cấp hai cách để chỉnh sửa các báo cáo mẫu tùy thuộc vào nơi mẫu báo cáo được hiển thị và lưu trữ:  

3.1. Đối với các báo cáo có sẵn trong mục danh sách báo cáo:

Đây là phương pháp dễ dàng và an toàn nhất, phù hợp với hầu hết các loại báo cáo thường được sử dụng trong hệ thống.

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống
– Truy cập phần mềm ParadiseHR trên máy tính hoặc website
– Đăng nhập vào tài khoản ParadiseHR với tên đăng nhập và mật khẩu đã được cung cấp.

Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, chọn menu Danh sách các báo cáo (Reports) trên giao diện Trang chủ (Home) hoặc chọn Danh sách các báo cáo trên thanh công cụ

Bước 3: Trong tính năng danh sách báo cáo chọn mẫu báo cáo và nhấn “Chỉnh sửa format của file mẫu”. Sau khi nhấn nút này, hệ thống sẽ tự động mở tệp mẫu bằng Microsoft Excel hoặc chương trình xử lý mặc định bảng tính trên máy tính của bạn.

Lưu ý quan trọng khi chỉnh sửa: 

– Chỉ chỉnh sửa giao diện thành phần không ảnh hưởng đến dữ liệu (thay đổi tên cột hoặc thêm logo, điều chỉnh màu sắc, cỡ chữ hoặc thêm ký hiệu vào file báo cáo).
– Tuyệt đối không chỉnh sửa các dòng chứa dữ liệu hay thêm/xóa cột dữ liệu. Các cột này đã được thiết lập sẵn công thức, nếu bạn vô tình xóa hoặc thay đổi công thức này, báo cáo sẽ không hiển thị dữ liệu đúng hoặc báo lỗi.

Bước 4: Sau khi hoàn tất các chỉnh sửa mong muốn, hãy nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc chọn Tệp > Lưu để lưu tệp. Sau đó, đóng chương trình Excel hoặc chương trình đang mở tệp. Không đổi tên tệp hoặc chuyển tệp sang vị trí khác vì hệ thống ParadiseHR cần tìm tệp mẫu ở vị trí đã được cấu hình chính xác.
Bước 5: Quay lại phần mềm ParadiseHR và thử xuất bản báo cáo với mẫu vừa chỉnh sửa để kiểm tra kết quả.

3.2. Đối với một số báo cáo không hiển thị trong danh sách báo cáo 

Một số báo cáo mang tính cấu hình hoặc được thiết kế tùy biến sâu hơn có thể không hiển thị trong danh sách báo cáo chung. Chúng thường được lưu trữ dưới dạng tệp tin trong thư mục gốc của phần mềm.

Bước 1: Truy cập Thư mục: Vào thư mục cài đặt phần mềm ParadiseHR (thường là Ổ đĩa C → Program Files/Tệp chương trình → Thư mục của phần mềm ParadiseHR).

Bước 2: Tìm Tệp Báo cáo: Tìm thư mục chứa cơ sở dữ liệu mẫu (Ví dụ: Paradise INC) → tìm kiếm tệp báo cáo bạn muốn chỉnh sửa (thường có định dạng tệp báo cáo riêng).

Bước 3: Chỉnh sửa và Lưu: Mở tệp báo cáo bằng trình chỉnh sửa mẫu tương ứng (thường được tích hợp sẵn hoặc sử dụng công cụ bên ngoài nếu cần thiết) và tiến hành chỉnh sửa.

Bước 4: Sau khi chỉnh sửa xong, hãy Lưu lại và đóng tệp vừa chỉnh sửa

Kết quả chỉnh sửa của cả hai cách (3.1 và 3.2) đều sẽ được tự động cập nhật trong phần mềm, áp dụng cho các lần chạy báo cáo tiếp theo.

Xem thêm video hướng dẫn chi tiết cách sửa đổi báo cáo mẫu:

Việc thiết kế hay tùy chỉnh các mẫu báo cáo trong phần mềm nhân sự ParadiseHR không hề khó như bạn nghĩ. Với các bước hướng dẫn sửa mẫu báo cáo chi tiết trong bài, bạn có thể tạo ra các mẫu báo cáo chuyên nghiệp, tùy chỉnh phù hợp với đặc thù tổ chức. Chúc các bạn thành công trong việc quản lý và tùy chỉnh hệ thống nhân sự của mình!

Thông tin liên hệ

🏢 Địa chỉ: 08 Hoàng Minh Giám, Phường 9, Quận Phú Nhuận

🌐 Website: https://phanmemtinhluong.com/

🌐 Fanpage: https://www.facebook.com/PhanmemnhansuParadise

📩 Email: sales@phanmemtinhluong.com

📞 Số điện thoại: 0942 368 979

Nguyễn Minh Trí

Nguyễn Minh Trí – IT Manager với 10+ năm kinh nghiệm, chuyên triển khai và phát triển các phần mềm nhân sự tại Vietinsoft. Đã đồng hành cùng 500+ doanh nghiệp trong việc số hóa quy tình quản lý nhân sự, chấm công, tính lương.