Phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp sản xuất – Case study: ParadiseHR tại Orion Vina

Với hơn 3.600 nhân viên làm việc tại Việt Nam, Orion Vina đứng trước thách thức quản lý một khối lượng dữ liệu khổng lồ. Con số này đòi hỏi một hệ thống công nghệ mạnh mẽ và chính xác 100%. Vietinsoft đã được lựa chọn để giải quyết bài toán phức tạp này thông qua việc triển khai giải pháp phần mềm nhân sự ParadiseHR, hứa hẹn mang lại hiệu quả vượt trội cho doanh nghiệp.

Chỉ sau 6 tháng vận hành chính thức, Paradise HR đã mang lại những thay đổi tích cực rõ rệt. Nổi bật nhất là việc giảm tải đáng kể thời gian xử lý bảng lương (ước tính giảm hơn 70%) và giảm thiểu sai sót trong tính lương, từ mức 5-8% xuống còn dưới 1%.

1. Thông tin về dự án

Vietinsoft chính thức khởi động dự án triển khai phần mềm nhân sự Paradise HR cho Công Ty TNHH Thực Phẩm Orion Vina, tự động hóa quy trình quản lý nhân sự, chấm công, tính lương và quản lý suất ăn. Thông tin chi tiết của dự án như sau:

2. Tại sao Orion Vina lựa chọn sử dụng phần mềm chấm công ParadiseHR?

Là một doanh nghiệp sản xuất nên Orion Vina cũng khó tránh khỏi những khó khăn thường thấy trong quản trị doanh nghiệp cũng như con người. Với đặc điểm về nhân sự chủ yếu là thuê ngoài nên việc chấm công tính lương, xuất file báo cáo, đối chiếu dữ liệu, luôn là bài toán nan giải cho bộ phận nhân sự của Orion Vina.

Việc chấm công tính lương cho lao động thuê ngoài (lao động thời vụ) cần được đảm bảo tính công bằng, chuẩn xác, làm sao thỏa mãn được yêu cầu đúng, đủ và hài lòng cho người lao động.

Hơn thế nữa, làm thế nào để kiểm soát được tính chính xác về số lượng nguyên liệu đầu vào,thành phẩm đầu ra để đảm bảo luôn đủ suất ăn cho người lao động, đáp ứng được yêu cầu tùy chọn món ăn để thỏa mãn nhu cầu thiết yếu nhất cho toàn bộ nhân sự trong khi làm việc tại nhà máy cũng là một bài toán khó.

Orion Vina nhận thức rằng cần một giải pháp công nghệ toàn diện để không chỉ giải quyết các vấn đề hiện tại mà còn tạo nền tảng cho việc mở rộng quy mô sau này. Và chính phần mềm nhân sự ParadiseHR là đáp án.

3. Triển khai giải pháp phần mềm nhân sự ParadiseHr tại Orion

Để giải quyết những thách thức trong quản lý nhân sự và suất ăn tại Orion Vina, Vietinsoft đã đưa vào triển khai phần mềm nhân sự ParadiseHR – một giải pháp toàn diện được phát triển chuyên biệt cho các nhà máy sản xuất.

Phần mềm chấm công tích hợp đầy đủ các tính năng quan trọng như: quản lý hồ sơ nhân sự, chấm công – tính lương tự động, quản lý suất ăn công nghiệp, báo cáo phân tích và hệ thống cảnh báo thông minh. Tất cả dữ liệu được xử lý trên một nền tảng đồng bộ, giúp loại bỏ tình trạng phân tán và giảm thiểu rủi ro sai sót do nhập liệu thủ công.

Điểm nổi bật trong phần mềm nhân sự của Vietinsoft đó là khả năng tùy biến linh hoạt: hệ thống được thiết kế riêng theo đặc thù quản trị của Orion Vina, từ quy tắc ca kíp sản xuất cho đến chính sách phúc lợi. Không chỉ dừng lại ở việc “chạy theo nhu cầu”, Vietinsoft còn tư vấn để Orion Vina chuẩn hóa lại quy trình, từ đó tạo nên sự nhất quán và tối ưu lâu dài.

Quá trình triển khai được Vietinsoft tiến hành theo lộ trình 6 bước: khảo sát nhu cầu – thiết kế giải pháp – kiểm thử – đào tạo nhân sự sử dụng – vận hành chính thức – nghiệm thu và hỗ trợ sau triển khai. Nhờ vậy, đội ngũ Orion Vina nhanh chóng làm quen với hệ thống, khai thác được tối đa công dụng của phần mềm ParadiseHR.

Timeline dự án:

1. Khởi động dự án: Tuần 1-2
2. Phân tích và thiết kế: Tuần 3-11 (2 tháng)
3. Cài đặt và cấu hình: Tuần 12-13 (2 tuần)
4. Đào tạo: Tuần 14
5. Chạy thử và hiệu chỉnh: Tuần 15-19 (1 tháng)
6. Nghiệm thu: Tuần 20

4. Kết quả đạt được

Sau khi triển khai và vận hành phần mềm tính lương ParadiseHR, dự án đã mang lại những kết quả tích cực cho Orion Vina:

• Quy trình chấm công và tính lương được tự động hóa hoàn toàn, giảm thiểu thời gian xử lý từ vài ngày xuống còn vài giờ ̣(giảm hơn 70%). Đồng thời loại bỏ hoàn toàn sai sót do tính toán thủ công với độ chính xác đạt trên 99%.
• Việc kiểm soát suất ăn chính xác giúp Orion Vina tiết kiệm được một khoản chi phí lớn (ước tính khoảng 20 – 30% chi phí vận hành mỗi tháng).
• Phần mềm giúp loại bỏ những sai sót do tính toán thủ công, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
• Hệ thống đã giảm được 60% khối lương công việc thủ công. Nhờ đó, nhân viên hành chính, nhân sự có thể tập trung vào các công việc chuyên môn hơn thay vì mất nhiều thời gian xử lý thông tin như trước.
• Nhân viên có thể dễ dàng tra cứu thông tin cá nhân, lịch sử công, phiếu lương trực tuyến, xin nghỉ phép, đăng ký suất ăn online… vừa tiện lợi vừa nhanh chóng.

5. Phản hồi từ phía Orion Vina sau khi sử dụng phần mềm nhân sự ParadiseHR

“Orion Vina thực sự rất hài lòng với giải pháp Paradise HR từ Vietinsoft. Hệ thống này không chỉ là một phần mềm, mà là một bước đột phá đã giải quyết triệt để những thách thức lớn trong công tác quản lý nhân sự của chúng tôi, mang lại hiệu quả vượt ngoài mong đợi. Chúng tôi cũng đánh giá cao sự chuyên nghiệp và tận tình của đội ngũ Vietinsoft”

– Mr. Kim Jong Joon, Giám đốc Nhân sự Orion Việt Nam.

Sự thành công của dự án này một lần nữa khẳng định năng lực của Vietinsoft trong việc cung cấp các giải pháp phần mềm chuyên nghiệp, phù hợp với nhu cầu của các doanh nghiệp lớn, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số cho các doanh nghiệp Việt Nam.