Phần mềm nhân sự cho doanh nghiệp sản xuất – Case study: ParadiseHR tại Lotte

Là một tập đoàn đa ngành với quy mô nhân sự lớn (gần 1500 người), việc xây dựng một hệ thống quản trị nhân sự tự động chuyên nghiệp là vô cùng quan trọng tại Lotte Việt Nam. Câu chuyện hợp tác giữa Vietinsoft và Lotte triển khai phần mềm nhân sự ParadiseHR là một minh chứng rõ ràng cho việc số hóa công tác quản lý nhân sự, tự động hóa quy trình chấm công, tính lương…

Sau 6 tháng đi vào hoạt động, Paradise HR đã giúp Lotte giảm 80% thời gian xử lý các tác vụ hành chính nhân sự, giảm thiểu sai sót xuống mức 1%, quy trình quản lý suất ăn cũng được tự động hóa, nâng cao trải nghiệm của nhân viên.

1. Thông tin về dự án

Năm 2011, Vietinsoft chính thức khởi động dự án triển khai phần mềm nhân sự Paradise HR cho Công ty TNHH Lotte Việt Nam để tối ưu hóa công tác quản trị nhân sự, chấm công, tính lương. Thông tin chi tiết của dự án như sau:

2. Nhu cầu sử dụng phần mềm nhân sự tại Lotte Việt Nam

Vào Việt Nam từ năm 2008 Lotte hiện đang hoạt động với quy mô nhân sự lớn lên đên 1420 nhân viên, đa dạng lĩnh vực từ bánh kẹo, thức ăn nhanh, bán lẻ giải trí, xây dựng…

Với số lượng nhân viên đông đảo, nhiều chức vụ và địa điểm làm việc khác nhau, việc quản lý chấm công, tính lương, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người lao động với cơ quan chủ quản là một bài toán lớn cho đội ngũ quản lý.

Trong bối cảnh Lotte các doanh nghiệp đang định hướng chuyển đổi số và tối ưu quy trình nội bộ, nhu cầu cấp thiết đặt ra là cần một giải pháp phần mềm toàn diện, vừa quản lý nhân sự hiệu quả, vừa tích hợp được những nghiệp vụ liên quan như quản lý suất ăn công nghiệp. Đây chính là lý do phần mềm tính lương ParadiseHR của Vietinsoft có mặt tại Lotte Việt Nam

3. Hợp tác triển khai phần mềm ParadiseHr tại Lotte Việt Nam

Trước khi quyết định hợp tác cùng Vietinsoft, Lotte đã mất một khoảng thời gian dài tìm kiếm các giải pháp công nghệ trên thị trường. Các nhà cung cấp trước đây đều không thể tùy biến phần mềm theo đặc điểm riêng của công ty, không đáp ứng được tính phức tạp trong cơ cấu tổ chức và thường không thiết kế thêm các tính năng theo yêu cầu thực tế.

Việc thiết kế, lập trình hệ thống quản lý của phần mềm nhân sự PARADISE HR được Vietinsoft triển khai một cách nhanh chóng, tận dụng nguồn lực một cách tối đa để mang lại sự hài lòng nhất cho Lotte.

Cũng như nhiều đơn vị khác, vấn đề quản lý hành chính, hồ sơ giấy tờ tuyển dụng, đào tạo…cần chi tiết chính xác để dễ kiểm tra, dễ lấy thông tin, cổng thông tin dễ hiểu, giao diện dễ sử dụng.

Công tác chấm công tính lương cho cả một chuỗi hệ thống nhân sự tại tất cả các chi nhánh trên toàn quốc với thời gian làm việc theo ca, đổi ca, tăng ca, thời vụ… cùng với những yêu cầu chi tiết khác được Vietinsoft thiết kế riêng nhằm mục đích tối ưu hóa mọi tính năng của hệ thống.

Sau 10 năm sử dụng phần mềm quản lý nhân sự, Vietinsoft lại vinh dự được hợp tác lần thứ 2 để triển khai thêm Phần mềm quản lý suất ăn công nghiệp được tích hợp trực tiếp với hệ thống nhân sự. Nhờ đó, việc đăng ký và quản lý suất ăn của nhân viên trở nên thuận tiện hơn.

Timeline dự án:

Lotte – Version 1 (Nhân sự – Chấm công – Tính lương)

1. Khởi động dự án: 2 tuần
2. phần tích và thiết kế giải pháp: 75 ngày
3. Cài đặt và cấu hình hệ thống: 15 ngày
4. Đào tạo và chuyển giao: 1 tuần
5. Chạy thử và hiệu chỉnh: 15 ngày
6. Nghiệm thu và vận hành chính thức: 1 tuần

Lotte – Version 2 (Quản lý suất ăn)

1. Khởi động dự án: 1 tuần
2. phần tích và thiết kế giải pháp: 3 tuần
3. Cài đặt và cấu hình hệ thống: 1 tuần
4. Đào tạo và chuyển giao: 1 tuần
5. Chạy thử và hiệu chỉnh: 15 ngày
6. Nghiệm thu và vận hành chính thức: 1 tuần

4. Kết quả đạt được

Sau khi áp dụng ParadiseHR, Lotte đã giảm đáng kể thời gian xử lý các nghiệp vụ nhân sự: quy trình chấm công và tính lương vốn mất 2–3 ngày nay được rút ngắn xuống dưới 6 giờ, đồng thời độ chính xác đạt mức trên 99%.

Dữ liệu được tập trung và đồng bộ, giúp bộ phận nhân sự dễ dàng tra cứu hồ sơ, quản lý phép, cũng như tạo báo cáo chỉ trong vài giây. Nhờ đó, hiệu suất làm việc của phòng nhân sự tăng 60%, về phía nhân viên cảm thấy rất hài lòng với quy trình nghỉ phép, chấm công, tính lương.

Đặc biệt, với phần mềm quản lý suất ăn công nghiệp được tích hợp, Lotte đã tối ưu hóa thêm một quy trình vốn trước đây tốn nhiều công sức. Nhân viên có thể đăng ký suất ăn chỉ bằng 1–2 thao tác, hệ thống tự động ghi nhận và đối chiếu với dữ liệu chấm công, đảm bảo 100% khớp giữa số lượng đăng ký và nhu cầu thực tế, vừa minh bạch vừa tiết kiệm chi phí vận hành.

5. Nhân xét từ phía Lotte sau khi triển khai phần mềm nhân sự ParadiseHR

Sau cả 2 lần hợp tác, Lotte Việt Nam đều có những ấn tượng tốt với sự chuyên nghiệp của đội ngũ Vietinsoft. Không chỉ là một nhà cung cấp giải pháp, Vietinsoft còn chứng minh mình là một đối tác đáng tin cậy. Vietinsoft luôn lắng nghe nhưng mong muốn từ khách hàng, giải quyết và đồng hành cùng khách hàng trong suốt quá trình sử dụng.

“Phải nói rằng, ParadiseHR đã vượt qua sự kỳ vọng của chúng tôi tại Lotte. Giao diện phần mềm rất trực quan và thân thiện, nhờ vậy mà nhân viên làm quen và sử dụng rất dễ dàng. Điều mà chúng tôi đánh giá cao nhất là các tính năng được thiết kế cực kỳ linh hoạt, đáp ứng chính xác những yêu cầu đặc thù của một tập đoàn đa ngành như Lotte. Quan trọng là hệ thống chạy rất ổn định và xử lý dữ liệu luôn nhanh chóng, chính xác.”

– Khổng Ngọc Tố Uyên, Giám Đốc Nhân Sự Lotte Việt Nam.

Đã cùng nhau đi suốt chặng đường hơn 14 năm, thời gian đủ dài để cho thấy sự tin tưởng mà Lotte đã dành cho Vietinsoft, đồng thời khẳng định giá trị mà phần mềm quản lý nhân sự ParadiseHR mang lại