[Tải Miễn Phí] 9+ Mẫu Quy Chế Lương Thưởng Mới Nhất 2026 Dành Cho Mọi Doanh Nghiệp

Xây dựng quy chế lương thưởng bài bản là nền tảng để doanh nghiệp giữ chân nhân tài, minh bạch chi phí nhân sự và tránh rủi ro pháp lý. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện về quy chế này, đồng thời tặng kèm bộ 9+ mẫu quy chế lương thưởng mới nhất 2026 để áp dụng ngay vào doanh nghiệp của mình. 

1. Quy chế lương thưởng là gì?

Quy chế lương thưởng là văn bản nội bộ do người sử dụng lao động ban hành, quy định toàn bộ các nguyên tắc, phương pháp tính lương, hình thức trả lương, điều kiện xét thưởng và các khoản phụ cấp áp dụng thống nhất trong toàn doanh nghiệp.

Nói một cách dễ hiểu hơn: đây là “bộ luật lương thưởng” riêng của mỗi doanh nghiệp – xác định rõ ai được trả bao nhiêu, theo tiêu chí nào, vào thời điểm nào và dưới hình thức gì.

Theo quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019, người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, thỏa thuận mức lương và trả lương cho người lao động. 

So sánh Quy chế lương thưởng và Hợp đồng lao động

Tiêu chí	Quy chế lương thưởng	Hợp đồng lao động
Bản chất	Là văn bản quản lý nội bộ mang tính quy định chung của doanh nghiệp.	Là văn bản thỏa thuận pháp lý song phương giữa người sử dụng lao động và người lao động.
Đối tượng áp dụng	Áp dụng chung cho toàn bộ công ty hoặc từng nhóm phòng ban.	Áp dụng chuyên biệt cho một nhân sự cụ thể.
Nội dung trọng tâm	Quy định chi tiết công thức tính lương, điều kiện đạt KPI, các mức phụ cấp, thưởng phạt và quy trình chi trả.	Ghi nhận mức lương cơ bản thỏa thuận, chức danh, địa điểm, thời giờ làm việc và quyền lợi cá nhân.
Thẩm quyền ký kết	Do người đại diện pháp luật của doanh nghiệp ký ban hành.	Do người lao động và đại diện pháp luật của công ty trực tiếp cùng ký kết.
Thủ tục ban hành	Bắt buộc phải tham khảo ý kiến của Công đoàn trước khi ban hành.	Hai bên tự do thương lượng và thống nhất các điều khoản không trái với pháp luật.
Tính linh hoạt & Sửa đổi	Doanh nghiệp có thể chủ động sửa đổi, cập nhật (sau khi tham khảo ý kiến Công đoàn) và thông báo công khai.	Bất kỳ sửa đổi nào về lương thưởng đều phải có sự đồng ý của cả hai bên (thường ký thêm Phụ lục hợp đồng).

Xem thêm: Mẫu hợp đồng lao động mới nhất 2025 chuẩn Bộ Luật Lao Động

2. Tại sao doanh nghiệp bắt buộc phải có quy chế lương thưởng?

Việc thiết lập một quy chế rõ ràng không chỉ là thủ tục hành chính mà mang lại những giá trị cốt lõi sau:

– Đảm bảo tính minh bạch và công bằng: Khi mọi tiêu chí đánh giá và mức chi trả được văn bản hóa, nhân viên sẽ hiểu rõ mình được trả lương theo tiêu chí nào, cần đạt mục tiêu gì để được thưởng, từ đó loại bỏ cảm giác bất mãn hay so bì nội bộ.

– Tạo động lực mạnh mẽ: Một chính sách thưởng phạt phân minh sẽ kích thích tinh thần làm việc, khuyến khích người lao động gia tăng năng suất và gắn bó lâu dài.

– Tối ưu hóa ngân sách: Giúp ban lãnh đạo kiểm soát quỹ lương hiệu quả, phân bổ chi phí hợp lý theo từng thời kỳ kinh doanh.

– Tuân thủ pháp luật: Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định rõ doanh nghiệp phải có thang lương, bảng lương được xây dựng bài bản. Việc ban hành quy chế giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro kiện tụng, tranh chấp lao động và đáp ứng đúng các yêu cầu của Bộ luật Lao động hiện hành.

Xem thêm: Tổng hợp Mẫu Phiếu Tạm Ứng Lương Mới Nhất 2026

3. Cấu trúc cơ bản của một mẫu quy chế lương thưởng chuẩn

Dù áp dụng cho loại hình doanh nghiệp nào, một mẫu quy chế lương thưởng đạt chuẩn cần bao gồm đầy đủ các phần sau:

Phần 1: Quy định chung

– Mục đích và phạm vi áp dụng của quy chế

– Đối tượng áp dụng (toàn bộ CBNV hay theo từng nhóm)

– Các khái niệm, thuật ngữ sử dụng trong quy chế

– Nguyên tắc trả lương (công bằng, minh bạch, gắn với hiệu quả)

Phần 2: Cơ cấu thu nhập

– Lương cơ bản (theo thang bảng lương)

– Phụ cấp cố định: thâm niên, trách nhiệm, chuyên cần, xăng xe, điện thoại, ăn trưa…

– Phụ cấp biến động: làm thêm giờ, làm ca đêm, công tác phí…

– Các khoản thu nhập khác: hoa hồng, doanh số, năng suất vượt chỉ tiêu

Xem thêm: Hướng dẫn xây dựng thang bảng lương – Mẫu thang bảng lương chuẩn 2025      

Phần 3: Thang lương, bảng lương

– Phân loại chức danh công việc theo cấp bậc

– Hệ số lương hoặc mức lương tuyệt đối theo từng bậc

 – Điều kiện và chu kỳ nâng bậc lương

– Lương thử việc (không dưới 85% lương chính thức theo quy định pháp luật)

Phần 4: Hình thức và thời gian trả lương

– Trả lương bằng tiền mặt hay chuyển khoản

– Kỳ trả lương (hàng tháng, 2 lần/tháng…)

– Trường hợp trả lương chậm và cách xử lý

Phần 5: Chế độ thưởng: Các tiêu chí thưởng ngày lễ tết, thưởng tháng lương thứ 13, thưởng thâm niên, thưởng theo doanh thu/KPI, thưởng đột xuất.

Phần 6: Khấu trừ lương và xử lý vi phạm: Các trường hợp được phép khấu trừ theo pháp luật và quy định mức khấu trừ tối đa (không quá 30% lương hàng tháng theo Bộ luật Lao động)

Phần 7: Quy trình thực hiện và khiếu nại: Cách thức giải quyết thắc mắc về lương và điều khoản thi hành.

4. Tổng hợp 9+ Mẫu Quy Chế Lương Thưởng Theo Từng Loại Hình Doanh Nghiệp (File Word) 

Để tiết kiệm thời gian cho bộ phận nhân sự và kế toán, chúng tôi tổng hợp bộ 9+ mẫu quy chế lương thưởng đã được chuẩn hóa theo từng loại hình doanh nghiệp và từng bộ phận cụ thể.

4.1. Mẫu quy chế lương cho công ty cổ phần

Mẫu này phù hợp với công ty cổ phần quy mô vừa và lớn, có Hội đồng quản trị và Ban Giám đốc điều hành. Mẫu này chú trọng vào sự phân cấp rõ ràng giữa Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các phòng ban.

4.2. Mẫu quy chế lương cho công ty TNHH

Mẫu được thiết kế gọn nhẹ, phù hợp với cơ cấu quản lý đơn giản của công ty TNHH – nơi người đại diện pháp luật thường đồng thời là Giám đốc điều hành. Mẫu tập trung vào lương cơ bản, phụ cấp trách nhiệm và thưởng thâm niên.

4.3. Mẫu quy chế lương cho doanh nghiệp ngành sản xuất

Phù hợp với nhà máy, xưởng sản xuất, doanh nghiệp chế biến – có lực lượng lao động công nhân trực tiếp sản xuất chiếm tỷ lệ lớn. Mẫu này quy định chi tiết về các chế độ làm ca, phụ cấp độc hại, tăng ca và hệ thống định mức khoán sản phẩm chi tiết nhằm đảm bảo tiến độ nhà máy.

4.4. Mẫu quy chế lương cho doanh nghiệp ngành bán lẻ/ thương mại

Phù hợp với chuỗi bán lẻ, siêu thị, cửa hàng tiện lợi, doanh nghiệp phân phối và thương mại. Mẫu này tập trung vào lương theo ca kíp, thưởng vượt doanh số cửa hàng và các chính sách phạt liên quan đến thất thoát hàng hóa, đảm bảo tính kỷ luật trong vận hành chuỗi.

4.5. Mẫu quy chế lương cho bộ phận sales/kinh doanh

Phù hợp với phòng kinh doanh, đội ngũ sales B2B/B2C, telesales, nhân viên phát triển thị trường. Mẫu thiết kế chủ yếu dựa trên cấu trúc: Lương cứng (cơ bản) + Phần trăm hoa hồng (Commission) + Thưởng đạt chỉ tiêu (Bonus), tạo động lực chốt sale tối đa.

4.6. Mẫu quy chế lương cho bộ phận HCNS, Kế toán

Phù hợp với Phòng Hành chính Nhân sự, Phòng Kế toán – Tài chính và các bộ phận hỗ trợ gián tiếp. Mẫu này quy chế tập trung vào lương thời gian (chấm công ngày công thực tế) và hệ thống đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ để xét thưởng định kỳ.

4.7. Mẫu quy chế lương cho bộ phận sản xuất 

Phù hợp cho toàn bộ nhân sự thuộc Bộ phận Sản xuất – Kỹ thuật – Bảo trì, bao gồm: Trưởng bộ phận sản xuất, Kỹ sư kỹ thuật, Tổ trưởng sản xuất, Nhân viên bảo trì và Công nhân sản xuất.

4.8. Mẫu quy chế lương thưởng theo KPI

Mẫu này áp dụng cho toàn thể cán bộ, nhân viên, người lao động làm việc theo hợp đồng lao động tại công ty, bao gồm khối Văn phòng, Kinh doanh, Kỹ thuật, Sản xuất và các bộ phận khác có hệ thống KPI được phê duyệt.

4.9. Mẫu quy chế lương thưởng tổng hợp

Một biểu mẫu đa năng, bao trùm đầy đủ các hình thức trả lương và phụ cấp, đặc biệt hữu ích cho các tập đoàn hoặc công ty hoạt động đa ngành nghề có cấu trúc nhân sự phức tạp.

5. Những Lưu Ý Pháp Lý Khi Ban Hành Mẫu Quy Chế Lương Thưởng

Để quy chế có hiệu lực pháp luật và tránh rắc rối về sau, bộ phận HCNS cần lưu ý:

– Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động: Trước khi ban hành hoặc sửa đổi quy chế lương thưởng, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến Ban Chấp hành Công đoàn cơ sở hoặc tổ chức đại diện người lao động khác nếu có để tránh tranh chấp.

– Mức lương không được thấp hơn lương tối thiểu vùng: Toàn bộ mức lương trong thang bảng lương phải đảm bảo không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng theo quy định tại Nghị định 293/2025/NĐ-CP áp dụng từ 1/1/2026.

Xem thêm: Mức Lương Tối Thiểu Vùng Hiện Nay Mới Nhất 2026

– Mức khấu trừ lương không vượt quá 30%: Khi áp dụng các hình thức khấu trừ lương (bồi thường thiệt hại, thu hồi tiền tạm ứng…), tổng mức khấu trừ không được vượt quá 30% tiền lương thực trả hàng tháng của người lao động theo Điều 102 Bộ luật Lao động 2019. 

– Lương thử việc không dưới 85% lương chính thức: Theo Điều 26 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương của người lao động trong thời gian thử việc do hai bên thỏa thuận, nhưng ít nhất phải bằng 85% mức lương của công việc đó. 

– Quy chế phải được ký bởi người có thẩm quyền: Quy chế lương thưởng phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp lệ. Một số doanh nghiệp để Trưởng phòng Nhân sự ký, điều này không có giá trị pháp lý đầy đủ trừ khi có văn bản ủy quyền kèm theo.

6. Ứng dụng phần mềm nhân sự Paradise HR để quản lý lương thưởng

Có quy chế lương thưởng chuẩn là điều kiện cần – nhưng để thực thi quy chế một cách chính xác, tự động và tiết kiệm thời gian, doanh nghiệp cần một hệ thống công cụ đủ mạnh. Paradise HR là nền tảng phần mềm tính lương toàn diện, được thiết kế phù hợp với đặc thù doanh nghiệp Việt Nam, hỗ trợ tự động hóa toàn bộ quy trình tính lương từ chấm công đến chi lương:

– Tự động tính lương theo quy chế: Paradise HR cho phép cài đặt toàn bộ công thức tính lương, hệ số, phụ cấp và điều kiện thưởng ngay trong hệ thống — sau đó tính lương tự động theo dữ liệu chấm công thực tế mà không cần thao tác thủ công trên Excel.

– Tích hợp chấm công đa kênh: Kết nối trực tiếp với máy chấm công vân tay, chấm công bằng khuôn mặt hoặc GPS – dữ liệu chấm công được đồng bộ tự động vào bảng tính lương, loại bỏ hoàn toàn sai sót do nhập liệu thủ công.

– Quản lý KPI và đánh giá hiệu suất: Với doanh nghiệp áp dụng lương theo KPI, Paradise HR hỗ trợ thiết lập mục tiêu, theo dõi tiến độ và tự động tính toán phần thưởng hiệu suất cuối kỳ theo đúng quy chế đã ban hành.

– Phiếu lương điện tử minh bạch: Mỗi nhân viên nhận được phiếu lương chi tiết qua ứng dụng, bao gồm đầy đủ các khoản thu nhập, khấu trừ và thực nhận – giúp giảm tải cho bộ phận kế toán và tăng sự tin tưởng của nhân viên.

Một mẫu quy chế lương thưởng bài bản chính là chìa khóa để kiến tạo một môi trường làm việc công bằng, minh bạch và gắn kết. Hy vọng với 9+ mẫu quy chế lương được chia sẻ trên đây, doanh nghiệp của bạn sẽ dễ dàng chọn lọc và hoàn thiện hệ thống lương thưởng của riêng mình.

Câu hỏi thường gặp

Thông tin liên hệ

🏢 Địa chỉ: 08 Hoàng Minh Giám, Phường 9, Quận Phú Nhuận

🌐 Website: https://phanmemtinhluong.com/

🌐 Fanpage: https://www.facebook.com/PhanmemnhansuParadise

📩 Email: sales@phanmemtinhluong.com

📞 Số điện thoại: 0942 368 979